Microsoft 365 / Karyawan keluar: blokir akses dan serahkan email serta OneDrive

Dalam penanganan karyawan yang keluar (offboarding) di Microsoft 365, blokir akses terlebih dahulu, periksa serah terima email dan data OneDrive, lalu tentukan pencabutan lisensi dan penghapusan akun. Mencabut lisensi atau menghapus akun terlalu awal dapat menyulitkan akses ke data yang dibutuhkan. Selaraskan kebutuhan retensi, persyaratan hukum, dan prosedur bagian sumber daya manusia (SDM).

Keputusan yang harus dibuat sebelum offboarding

Catat waktu pemblokiran akses, orang yang bertanggung jawab untuk serah terima, email/file/materi Teams yang perlu disimpan, metode penanganan untuk perangkat pribadi dan perusahaan, serta tanggal yang direncanakan untuk penghapusan akun. Jika ada kewajiban penyimpanan hukum atau karyawan sedang menjalani investigasi, konsultasikan dengan personel hukum/keamanan sebelum melanjutkan dengan prosedur penghapusan standar. Dalam lingkungan identitas hibrid, yang menghubungkan identitas lokal dan di cloud, juga periksa akun lokal dan status sinkronisasinya.

Microsoft mengklasifikasikan prosedur offboarding menjadi pemblokiran akses, penyimpanan data, penanganan perangkat, serah terima, dan penghapusan akun. Metode yang tersedia dapat bervariasi tergantung pada kebijakan organisasi dan lisensi.

Jangan pilih target pekerjaan hanya berdasarkan nama tampilan; identifikasi mereka menggunakan alamat login penuh dan organisasi yang terkait.

Dalam daftar tugas, buat item terpisah untuk “Pemblokiran Akses,” “Penyerahan Data,” “Penggantian Pemilik,” dan “Penanganan Produk/Akun.” Meskipun administrator teknologi informasi (TI) telah menyelesaikan pemblokiran, keseluruhan proses offboarding tidak selesai jika departemen belum memverifikasi data. Juga, periksa apakah pengguna adalah satu-satunya pemilik dari tim, grup, atau aplikasi yang dibagikan, dan siapkan pemilik pengganti.

Mulailah dengan memblokir akses

1. Dengan antarmuka pusat admin Microsoft 365 berbahasa Inggris, buka Users → Active users. Periksa alamat masuk lengkap dan tenant sebelum memilih akun. Gunakan administrator yang berwenang mengelola akun tersebut; izin untuk mengatur ulang kata sandi atau mengakhiri sesi pengguna biasa tidak otomatis mencakup administrator dengan hak istimewa.
2. Blokir login pengguna target dan atur ulang kata sandi. Selain itu, pertimbangkan langkah-langkah untuk membatalkan sesi login yang ada. Jangan berasumsi bahwa hanya dengan mengganti kata sandi akan segera menghentikan sesi yang ada.
3. Periksa peran administrator, grup, akses aplikasi, integrasi layanan eksternal, dan pendaftaran perangkat, serta hapus atau cabut sesuai kebutuhan. Saat menghapus data perusahaan dari perangkat mobile, pertama periksa dampaknya terhadap data pribadi.

Pada detail pengguna, pilih Block sign-in → Block this user from signing in → Save changes. Atur ulang kata sandi dan jalankan Account → Sign out of all sessions sebagai tindakan terpisah. Menurut panduan Microsoft untuk memblokir akses dan mengakhiri sesi, pemblokiran akun dapat memerlukan waktu hingga 24 jam, sedangkan token atau sesi layanan yang sudah ada dapat menunda keluarnya pengguna. Pengaturan yang tersimpan tidak membuktikan semua aplikasi langsung berhenti. Untuk penanganan mendesak, minta tim keamanan menilai pembatasan tambahan per layanan.

Periksa status akun yang disimpan dan catatan masuk yang relevan. Jangan memperoleh kredensial mantan karyawan atau menirunya untuk memeriksa hasilnya. Masuk dengan akun uji yang tidak terkait tidak membuktikan bahwa karyawan yang keluar telah diblokir; nilai status akun tersebut dan tindakan yang dilakukan pada sesi-sesinya.

Bagaimana cara mentransfer email dan OneDrive?

Untuk menjaga kelangsungan bisnis, pilih cara penyerahan kotak surat. Konversi ke kotak surat bersama, akses delegasi, dan ekspor email dapat memiliki syarat lisensi serta retensi berbeda. Penerima dan durasi penerusan otomatis harus disetujui karena ada risiko terhadap privasi dan keluarnya informasi. Lihat panduan Microsoft untuk menyerahkan data email dan OneDrive untuk prosedur yang didukung.

Mulai dari kotak surat pengguna yang berlisensi, lalu buka Users → Active users → pengguna → Mail → Convert to shared mailbox → Convert. Periksa jenis kotak surat hasil konversi sebelum mencabut lisensi; pencabutan lebih awal dapat menyembunyikan opsi konversi. Panduan konversi kotak surat Microsoft menjelaskan batas 50 GB untuk kotak surat bersama tanpa lisensi. Kapasitas lebih besar, pengarsipan, atau penahanan data untuk keperluan hukum dapat memerlukan lisensi tambahan. Konversi bukan izin otomatis untuk mencabut semua lisensi.

Akun pengguna dasar dari kotak surat bersama tidak boleh dihapus. Bahkan jika pengguna telah pergi, akun yang terhubung tetap diperlukan selama kotak surat bersama dijaga. Login langsung harus tetap diblokir, dan berikan penerus izin delegasi baca dan kirim sehingga mereka dapat mengaksesnya menggunakan akun mereka sendiri. Tinjau aturan kotak masuk dan pengaturan penerusan karena mungkin tetap ada, untuk memastikan kotak surat berada dalam kondisi yang diinginkan.

Untuk OneDrive, sepakati pemilik penerima, file yang diperlukan, dan periode akses. Untuk penggunaan bisnis jangka panjang, memindahkan materi yang diperlukan ke situs tim SharePoint yang sesuai bisa lebih disukai daripada memberikan akses tak terbatas kepada karyawan lain ke seluruh area penyimpanan kerja pribadi. Periksa tautan dan penerima yang ada setelah transfer.

Urutan pemeriksaan dan serah terima file OneDrive

1. Administrator yang berwenang membuka Users → Active users → pengguna → OneDrive → Get access to files → Create link to files. Gunakan jalur administratif ini, bukan kata sandi karyawan. Periksa apakah status akun dan konten mendukung akses; konten tanpa lisensi yang telah diarsipkan atau dibatasi mungkin memerlukan lisensi yang sesuai atau pengaktifan kembali terlebih dahulu.
2. Sepakati dengan penanggung jawab pekerjaan file dan folder yang dibutuhkan, tujuan penyimpanan akhir, dan persyaratan retensi. Batasi akses pada cakupan yang disetujui dan tentukan penanggung jawab, alih-alih memberikan akses tanpa batas waktu ke seluruh penyimpanan kerja pribadi karyawan.
3. Gunakan metode pindah atau salin yang didukung untuk mentransfer file yang diperlukan ke tujuan yang disetujui, seperti situs tim. Jangan menganggap bahwa menyalin atau mengunduh sudah mencakup riwayat versi. Panduan offboarding memperingatkan tentang transfer hanya versi terbaru; jika versi sebelumnya harus disimpan, validasikan metode yang dipilih dan riwayat tujuan sebelum menghapus file asli. Periksa juga tautan dan izin.
4. Buka dokumen penting dengan akun penerus dan periksa apakah konten, izin, dan riwayat yang diperlukan ada. Jangan menilai transfer sebagai selesai hanya karena jumlah file sesuai.
5. Hapus akses administratif sementara ketika sudah tidak dibutuhkan lagi dan catat perubahan tersebut. Panduan serah terima menyediakan rute Administrator SharePoint melalui SharePoint admin center → More features → User profiles → Open → Manage User Profiles → pengguna sebelumnya → Manage site collection owners. Hapus administrator yang tidak perlu dari daftar administrator koleksi situs dan verifikasi hasil yang tersimpan; pertahankan akses yang masih diperlukan oleh pemilik yang disetujui.

Jika akun atau OneDrive sudah dihapus, jalur pengguna aktif tidak lagi berlaku. Gunakan panduan Microsoft untuk memulihkan OneDrive yang dihapus guna memeriksa apakah pemulihan masih dimungkinkan. Retensi OneDrive pengguna yang dihapus dapat diatur dan bernilai bawaan 30 hari, lalu diikuti periode terpisah 93 hari sebagai situs yang dihapus, ketika Administrator SharePoint dapat memulihkannya. Jangan samakan periode ini dengan keranjang sampah sebuah file. Opsi tab OneDrive pengguna aktif di pusat admin Microsoft 365 tidak didukung untuk tenant Multi-Geo; gunakan jalur terdokumentasi yang sesuai.

Pemeriksaan sebelum penghapusan lisensi dan akun

• Konfirmasikan bahwa email, OneDrive, Teams, dll., telah diserahkan dan bahwa orang yang bertanggung jawab dapat mengakses materi.
• Periksa persyaratan lisensi yang diperlukan untuk konversi kotak surat bersama atau kebijakan retensi. Tidak semua kotak surat bersama selalu dijalankan tanpa lisensi.
• Tinjau retensi audit/hukum, periode pemulihan, dan aturan pencatatan internal.
• Kemudian, dapatkan persetujuan untuk waktu penghapusan lisensi dan penghapusan akun, laksanakan, dan simpan catatan penyelesaiannya.

Apakah aman meninggalkan akun sambil hanya menghapus lisensi?

OneDrive tanpa lisensi bukan arsip gratis tanpa batas waktu. Bagi pelanggan yang tercakup dalam kebijakan Microsoft ini, siklus hidup bawaan mengubah akun menjadi hanya-baca setelah 60 hari tanpa lisensi dan mengarsipkannya, atau memprosesnya sesuai status akun dan retensi, setelah 93 hari. Persyaratan lisensi, penagihan, dan pengaktifan kembali dapat memengaruhi akses. Perubahan ini tidak berlaku bagi pelanggan pendidikan, Government Community Cloud, atau Departemen Pertahanan Amerika Serikat. Periode penyimpanan aktif yang diatur organisasi dapat mengubah waktu bawaan; lihat kontrol Standard storage untuk akun OneDrive tanpa lisensi dari Microsoft.

Sejak 1 Juli 2026, akun OneDrive tanpa lisensi yang tercakup dalam kebijakan ini dan tidak dilindungi lisensi berbayar atau opsi penagihan/penyimpanan yang berlaku menghitung masa tidak berbayar kumulatif selama 365 hari. Untuk akun yang sudah berada dalam keadaan itu pada 1 Juli 2026, risiko penghapusan tidak dimulai sebelum 1 Juli 2027. Untuk kasus selanjutnya, waktunya bergantung pada tercapainya 365 hari kumulatif. Mempertahankan akun pengguna saja bukan rencana penyimpanan data. Periksa panduan Microsoft untuk mengelola akun OneDrive tanpa lisensi dan SharePoint admin center → Reports → OneDrive Accounts untuk status serta syarat retensi dan penagihan. Minta penanggung jawab kepatuhan menyetujui lisensi, penyimpanan, dan pengarsipan yang sesuai jika data harus dipertahankan.

Periode pemulihan setelah penghapusan dan perilaku retensi data bervariasi tergantung pada layanan dan pengaturan. Catatan akhir mencakup status pemblokiran, tindakan sesi, orang yang mengonfirmasi serah terima data, apakah akun dipertahankan karena kotak surat bersama, lisensi yang dicabut, izin admin/ aplikasi/ perangkat yang tersisa, dan tanggal tinjauan berikutnya. Jika target yang salah diproses, hentikan perubahan tambahan, periksa status saat ini dan layanan yang terpengaruh, lalu lanjutkan dengan prosedur pemulihan yang disetujui.