Microsoft 365 / Criar uma equipe no Teams e gerenciar proprietários, membros e convidados

Para criar uma equipe como administrador, abra Teams → Gerenciar equipes → Adicionar no centro de administração do Teams, depois atribua os proprietários e membros apropriados. Decida o escopo de colaboração e os responsáveis antes de criá-la e revise esses papéis regularmente. Convites de convidados também dependem das políticas de colaboração externa da sua organização.

Planeje antes de criar uma equipe

• Decida se o trabalho pode ser realizado em um canal de uma equipe existente ou se é necessária uma lista de membros e um local de arquivos separados.
• Considere ter múltiplos proprietários para responsabilidade de gerenciamento após a conclusão do projeto. Nomeie uma pessoa responsável pela passagem de responsabilidade para evitar ter equipes sem proprietários.
• Decida se a equipe será pública ou privada e se será necessária colaboração externa. Equipes públicas podem ter maior visibilidade e participação dentro da organização.
• Decida o nome da equipe, descrição e critérios de classificação, e revise políticas de compartilhamento e rótulos de confidencialidade se houver materiais sensíveis.

Distinga entre funções de administrador e funções dentro da equipe

Ser proprietário de uma equipe não torna você administrador do Teams em toda a organização. A criação de canais e a adição de aplicativos também dependem das políticas da equipe e da organização. Use as permissões de proprietário ou a função administrativa adequada à tarefa; não atribua uma função de administrador da organização apenas para permitir a participação de alguém. Verifique também se a assinatura adquirida para o usuário interno inclui os direitos de uso do Teams.

Criar uma equipe e adicionar pessoas

1. No centro de administração do Teams, pesquise por equipes existentes em [Teams] → [Gerenciar equipes]. Existem também organizações que permitem que os usuários as criem a partir do aplicativo Teams.
2. Para uma nova equipe, selecione Adicionar, insira seu nome e descrição e escolha acesso público ou privado. Para reutilizar um grupo existente do Microsoft 365, use o caminho do aplicativo Teams Novos itens → Nova equipe → Mais opções de criação de equipe → Em um grupo (From a group), e então selecione um grupo elegível que você possua e que ainda não tenha uma equipe. Isso conecta o grupo existente em vez de criar uma equipe duplicada com o mesmo nome. O guia da Microsoft para criar uma equipe a partir de um grupo existente explica as condições de elegibilidade e os pontos de entrada do cliente.

3. Em [Membros] dos detalhes da equipe, adicione proprietários e membros. Os proprietários gerenciam as configurações da equipe e a gestão de membros, enquanto os membros regulares realizam as tarefas colaborativas permitidas.
4. Se pessoas externas forem necessárias, verifique a política de convite de convidados e o propósito daquela equipe antes de adicioná-las dentro de um escopo limitado. O acesso externo (chat/reunião) e a participação em uma equipe como convidado são configurações diferentes.

5. Peça aos membros e convidados selecionados para a verificação que façam login com suas próprias contas e verifiquem o canal e o acesso a arquivos pretendidos. Confirme que os convidados podem acessar os recursos permitidos e que o escopo de acesso corresponda ao propósito aprovado. Aguarde a aplicação das alterações de políticas e permissões antes de repetir uma verificação que falhou.

O guia da Microsoft sobre gerenciamento de equipes no centro de administração do Teams e a documentação sobre funções de proprietário e membro explicam onde encontrar as equipes e como gerenciar seus integrantes.

Selecione o nome da equipe para abrir a aba Membros em detalhes, adicione a pessoa responsável e atribua o papel de proprietário ou membro. Se você planeja ter vários gerentes de operações, certifique-se de que o número de proprietários e endereços de conta correspondam ao seu plano. Não deixe um funcionário que está saindo como o único proprietário. Depois de criar a equipe, verifique sua privacidade, proprietários e contagem de convidados na lista de equipes ou nos detalhes para diferenciá-la de equipes semelhantes.

O acesso externo e a participação de convidados são diferentes

O acesso externo é um recurso usado para encontrar pessoas de outras organizações para conversar ou ligar. Permitir apenas isso não fornece acesso aos canais ou arquivos da equipe da sua empresa. O acesso de convidado é o método de convidar pessoas externas para a equipe participarem de materiais e conversas permitidos, criando uma conta de colaboração externa no diretório da organização. A comparação da Microsoft entre acesso externo e de convidado distingue entre os dois escopos.

Convidar alguém para uma equipe pode dar acesso a recursos de toda a equipe, como os canais padrão. Decida primeiro se o parceiro precisa apenas de um arquivo ou se deve participar de todo o projeto. Se a equipe contém documentos internos confidenciais, considere um espaço de colaboração separado ou um compartilhamento de arquivos mais restrito.

1. Verifique com o administrador se o acesso de convidados do Teams da organização, o grupo Microsoft 365 e a colaboração externa do Microsoft Entra, e as políticas de compartilhamento do SharePoint permitem isso.
2. Um proprietário de equipe aprovado abre o Mais opções da equipe → Adicionar membro no aplicativo Teams e insere o endereço de e-mail exato do convidado. Não confunda o convidado com uma conta existente que tenha um nome semelhante.
3. Confirme o endereço de e-mail e o nome do convidado, então envie o convite. Siga o procedimento da Microsoft para adicionar convidados e peça ao convidado para aceitar o convite.
4. Oriente o convidado a mudar para a organização que o convidou no Teams e a abrir os canais reais e arquivos de teste. Enviar o e-mail de convite e acessar os materiais com sucesso são resultados diferentes.

Teste as permissões e verifique se há erros no convite

Verifique se os membros regulares podem ver a equipe e os canais padrão, e se eles podem abrir e editar os arquivos necessários. Para canais privados ou compartilhados, verifique separadamente com os membros do canal. Para usuários externos, certifique-se de que o e-mail convidado e a conta de login correspondam e que a organização correta esteja selecionada.

Se um convidado não puder ser pesquisado ou adicionado, verifique a política de convite e as restrições de domínio. Se o convidado puder entrar na equipe, mas não puder abrir seus arquivos, investigue as condições de compartilhamento externo do SharePoint. A Microsoft observa que um convidado recém-adicionado pode precisar de algumas horas antes que o acesso esteja disponível. Como alterações de política ou permissão também podem levar algum tempo, registre o horário e a mensagem do erro e não permita compartilhamento externo em toda a organização sem identificar a causa.

Como verificar permissões durante a operação

Verifique regularmente os proprietários, ex-funcionários e convidados que não são utilizados há muito tempo, e remova o acesso desnecessário. Remover pessoas de uma equipe pode afetar o acesso ao site padrão do SharePoint associado, mas não presuma que permissões de site concedidas separadamente ou links compartilhados sejam automaticamente removidos. Para arquivos sensíveis, também verifique o status de compartilhamento no SharePoint.

Para transferir a responsabilidade pela equipe, atribua primeiro a função ao novo proprietário e peça que confirme que consegue gerenciá-la. Depois, altere a função do proprietário anterior para membro ou remova-o da equipe, conforme a necessidade. Remova as pessoas adicionadas por engano da equipe ou do canal afetado e verifique se permanecem permissões de arquivo independentes. Se um convidado removido desta equipe ainda participa de outras equipes, revise essas dependências antes de excluir sua conta do diretório.

Excluir uma equipe é diferente de remover apenas uma pessoa. Isso pode afetar a retenção e a recuperação dos dados do grupo Microsoft 365 vinculado e do site, portanto, revise primeiro a política de encerramento de projetos e retenção de dados.