Microsoft 365 / Como o Teams, os grupos do Microsoft 365 e os sites do SharePoint se conectam

Quando você cria uma equipe no Microsoft Teams, os membros dessa equipe são gerenciados por meio de um grupo do Microsoft 365, e os arquivos de canal padrão são armazenados no site do SharePoint conectado. Entender o local real de armazenamento e a estrutura de permissões ajuda a gerenciar os arquivos que você vê no Teams. Estes são serviços distintos com recursos conectados.

Funções dos três componentes

Segundo a documentação da Microsoft sobre a integração do Teams com o SharePoint, cada canal padrão usa uma pasta no site principal do SharePoint da equipe. Os canais privados e compartilhados usam sites de canal separados; por isso, não se deve presumir que tenham as mesmas permissões de acesso dos canais padrão.

O que acontece quando uma equipe é criada?

1. Durante o processo de criação da equipe, um novo grupo do Microsoft 365 é criado ou um grupo existente é conectado à equipe.
2. A relação entre proprietário e membro da equipe é conectada ao grupo, e o site padrão da equipe do SharePoint é usado como armazenamento de arquivos.
3. Arquivos enviados para um canal padrão são gerenciados dentro da biblioteca de documentos do site conectado. Arquivos em canais privados ou compartilhados são armazenados em um site de canal separado.

Teams e SharePoint podem mostrar o mesmo arquivo armazenado: editar ou excluir o arquivo por uma interface pode afetar o que aparece na outra. Verifique o site e a biblioteca reais antes de agir. Arquivos enviados para um chat individual ou em grupo ficam no OneDrive for Business de quem os enviou e são compartilhados com essa conversa; não se tornam automaticamente arquivos de canal nem ficam em um OneDrive pessoal de consumidor. O guia da Microsoft sobre armazenamento de arquivos no Teams diferencia arquivos de canais e de chats.

Onde ficam os arquivos de cada tipo de canal?

Por exemplo, se uma equipe de projeto de produto tiver canais padrão para “Planejamento” e “Design”, os dois canais usam diferentes pastas no mesmo site subjacente. Simplesmente criar um canal de design não significa que apenas os designers podem acessar esse arquivo. Se for uma negociação de contrato realizada apenas por determinados funcionários, você precisa determinar se um limite de acesso separado, como um canal privado, é necessário.

Canais compartilhados são diferentes de adicionar pessoas externas como convidados a toda a equipe. Como a participação externa também envolve configurações de colaboração entre organizações, não interprete o nome “compartilhado” como se você pudesse enviar um link para qualquer pessoa. A configuração de privacidade de uma equipe e a configuração de privacidade de um canal também são níveis diferentes.

A tabela descreve o escopo de associação padrão, não todas as possíveis permissões de compartilhamento de arquivos. Sob as configurações de compartilhamento permitidas do SharePoint, arquivos ou pastas individuais podem ter links ou permissões separados; acessar um arquivo não torna alguém membro da conversa do canal. A Microsoft documenta essas considerações de acesso a arquivos para canais privados. Arquivos de canal compartilhado têm limites adicionais: compartilhar com uma pessoa externa que não seja membro do canal não é suportado. A participação externa no canal utiliza o Microsoft Entra B2B (business-to-business) direct connect e exige a configuração relevante entre locatários; isso é diferente de adicionar uma conta de convidado à equipe. Veja a orientação de acesso a canais compartilhados da Microsoft.

Onde as permissões devem ser alteradas?

Gerencie a associação à equipe principalmente pelo Teams ou pelo grupo do Microsoft 365 conectado. Uma pessoa com permissões independentes no site do SharePoint pode abrir o site sem ser membro da equipe no Teams. A Microsoft recomenda gerenciar os membros desses sites pelo Teams; a documentação sobre permissões do SharePoint e equipes conectadas explica essa relação.

Em particular, os membros de canais privados ou compartilhados no site devem ser gerenciados no respectivo canal no Teams. Eles não são tratados como sites regulares, onde os membros podem ser alterados independentemente no SharePoint. Por outro lado, se você adicionar alguém como visitante do site, que só tem acesso de leitura aos documentos no site de equipe padrão, essa pessoa não se tornará automaticamente um membro que pode ver a conversa da equipe. Ao usar permissões de exceção, registre o motivo pelo qual é necessário para que não seja esquecido durante futuras revisões de acesso.

Como verificar a localização real do armazenamento de arquivos

1. No Teams, selecione a equipe e o canal para investigar. Como pode haver vários canais com o mesmo nome em diferentes equipes, também registre o nome da equipe.
2. Abra a área de arquivos do canal. Dependendo da versão do cliente, na interface em inglês, os rótulos podem ser Files ou Shared, etc. Diferencie-a da lista de anexos no chat.
3. Selecione Abrir no SharePoint e verifique o endereço do site, a biblioteca e as pastas abertas no navegador. Visualizar a URL do arquivo serve como base para determinar a localização real.
4. Verifique também em outros canais padrão da mesma equipe. Espera-se que o endereço base do site seja o mesmo, com pastas diferentes por canal. Verifique se canais privados ou compartilhados estão vinculados a sites separados.
5. Sem alterar as configurações, visualize o arquivo e registre no diário de trabalho a equipe, o tipo de canal, o endereço do site e o administrador responsável. Não coloque o endereço real de arquivos privados em documentos que serão compartilhados externamente.

Esta verificação não é uma ação em que o administrador copia o arquivo para movê-lo para outro site. É primeiro um processo para distinguir se o mesmo arquivo está sendo visualizado nas telas do Teams e do SharePoint. Se for o mesmo arquivo, modificações ou exclusões em um lado serão refletidas na outra tela, portanto, não exclua o original para fins de teste.

Se uma nova equipe é necessária ou se é necessário um canal

Uma nova equipe é adequada quando são necessários limites separados para os membros, proprietários e um site. Se os mesmos membros trabalham juntos e apenas o tópico é dividido, adicionar canais padrão a uma equipe existente pode simplificar a gestão. Se for necessário um espaço visível apenas para certas pessoas, considere um canal privado, mas tenha em mente que será necessário um site separado e gerenciamento de permissões. Para canais compartilhados, revise os requisitos de colaboração externa e as políticas da organização também.

Se o arquivo abre, mas a equipe não está visível, ou vice-versa

• Apenas o arquivo do site abre: Verifique se você tem permissão direta para o link ou para o site desse arquivo. O acesso ao site e o registro de membro da equipe não são a mesma coisa.
• Você pode ver a equipe, mas não há um canal específico: Verifique se você está incluído como membro de canais privados ou compartilhados. Ser proprietário da equipe não dá automaticamente acesso a todas as conversas e arquivos privados como um membro comum.
• Os canais são visíveis, mas o acesso aos arquivos falha: Compare a conta/organização com o site real e verifique restrições de compartilhamento do SharePoint, políticas e status de sincronização de permissões.
• Ex-funcionários ainda podem acessar arquivos: Investigue se permissões de sites separadas ou links de arquivos permanecem fora da associação à equipe. Não considere a revogação de acesso completa após verificar apenas uma lista de membros.

Não tente resolver o problema tornando todo o site público ou criando um novo site para copiar o conteúdo. Problemas de membros devem ser resolvidos em Gerenciamento de proprietários/membros do Teams, e problemas de compartilhamento de conteúdo devem ser tratados em Permissões e escopo de compartilhamento do SharePoint de acordo com a causa.

Antes de excluir uma equipe ou alterar seu grupo, verifique os efeitos sobre e-mails, calendários, sites e arquivos conectados. Recursos que não estão visíveis na tela atual ainda podem estar vinculados. Para remover uma pessoa, altere a associação ou o acesso relevante em vez de excluir a equipe. Quando um projeto termina, primeiro decida quem assumirá a responsabilidade, quais registros devem ser mantidos e se a equipe deve ser arquivada. Organizar a interface do Teams e excluir dados conectados são operações diferentes.