Microsoft 365 / Comment Teams, les groupes Microsoft 365 et les sites SharePoint sont connectés

Lorsque vous créez une équipe dans Microsoft Teams, ses membres sont gérés via un groupe Microsoft 365, et les fichiers des canaux standard sont stockés dans le site SharePoint connecté. Comprendre l'emplacement réel du stockage et la structure des autorisations vous aide à gérer les fichiers que vous voyez dans Teams. Ce sont des services distincts avec des ressources connectées.

Rôles des trois composants

Selon la documentation Microsoft sur l’intégration de Teams et SharePoint, chaque canal standard utilise un dossier dans le site SharePoint principal de l’équipe. Les canaux privés et partagés utilisent des sites de canal distincts ; leurs autorisations d’accès ne doivent donc pas être assimilées à celles des canaux standard.

Que se passe-t-il lorsqu'une équipe est créée ?

1. Lors du processus de création de l'équipe, un nouveau groupe Microsoft 365 est créé ou un groupe existant est connecté à l'équipe.
2. La relation propriétaire-membre de l'équipe est connectée au groupe, et le site de l'équipe SharePoint par défaut est utilisé pour le stockage des fichiers.
3. Les fichiers déposés dans un canal standard sont gérés dans la bibliothèque de documents du site associé. Les fichiers dans les canaux privés ou partagés sont stockés dans un site de canal séparé.

Teams et SharePoint peuvent afficher le même fichier stocké : le modifier ou le supprimer dans une interface peut donc affecter ce qui apparaît dans l’autre. Vérifiez le site et la bibliothèque réels avant d’agir. Les fichiers ajoutés à une conversation individuelle ou de groupe sont stockés dans le OneDrive Entreprise de la personne qui les ajoute et partagés avec cette conversation. Ils ne deviennent pas automatiquement des fichiers de canal et ne sont pas stockés dans un OneDrive personnel grand public. Le guide Microsoft du stockage des fichiers dans Teams distingue les fichiers de canal des fichiers de conversation.

Où sont stockés les fichiers de chaque type de canal ?

Par exemple, si une équipe de projet produit dispose de canaux standard pour « Planification » et « Conception », les deux canaux utilisent différents dossiers sur le même site sous-jacent. Créer simplement un canal de conception ne signifie pas que seuls les concepteurs peuvent accéder à ce fichier. S'il s'agit d'une négociation de contrat gérée uniquement par certains membres du personnel, vous devez déterminer si une frontière d'accès séparée, comme un canal privé, est nécessaire.

Les canaux partagés sont différents de l'ajout de personnes externes en tant qu'invités à l'ensemble de l'équipe. Puisque la participation externe implique également des paramètres de collaboration inter-organisation, n’interprétez pas le nom « partagé » comme signifiant que vous pouvez envoyer un lien à n'importe qui. Le paramètre de confidentialité d'une équipe et le paramètre de confidentialité d'un canal sont également des niveaux différents.

Le tableau décrit la limite de membres par défaut, et non chaque autorisation de partage de fichiers possible. Dans les paramètres de partage SharePoint autorisés, des fichiers ou dossiers individuels peuvent avoir des liens ou des autorisations distincts ; accéder à un fichier ne fait pas de quelqu’un un membre de la conversation du canal. Microsoft documente ces considérations d’accès aux fichiers pour les canaux privés. Les fichiers des canaux partagés ont des limites supplémentaires : le partage avec une personne externe qui n’est pas membre du canal n’est pas pris en charge. La participation externe au canal utilise Microsoft Entra B2B direct connect (B2B signifie business-to-business, ou entre entreprises) et nécessite la configuration inter-locataires pertinente ; cela diffère de l’ajout d’un compte invité à l’équipe. Voir les instructions de Microsoft sur l’accès aux canaux partagés.

Où les autorisations doivent-elles être modifiées ?

Gérez les membres de l’équipe principalement dans Teams ou dans le groupe Microsoft 365 connecté. Une personne disposant d’autorisations distinctes sur le site SharePoint peut ouvrir ce site sans être membre de l’équipe Teams. Microsoft recommande de gérer les membres de ces sites dans Teams ; sa documentation sur les autorisations SharePoint et les équipes connectées explique cette relation.

En particulier, les membres des canaux privés ou partagés sur le site doivent être gérés dans le canal respectif dans Teams. Ils ne sont pas gérés comme les sites réguliers où les membres peuvent être modifiés indépendamment dans SharePoint. En revanche, si vous ajoutez quelqu'un en tant que visiteur du site qui n'a qu'un accès en lecture aux documents dans le site d'équipe par défaut, cette personne ne deviendra pas automatiquement un membre pouvant voir la conversation de l'équipe. Lors de l'utilisation de permissions exceptionnelles, enregistrez pourquoi cela est nécessaire afin que cela ne soit pas oublié lors des futures revues d'accès.

Comment vérifier l'emplacement réel de stockage des fichiers

1. Dans Teams, sélectionnez l'équipe et le canal pour enquêter. Comme il peut y avoir plusieurs canaux portant le même nom dans différentes équipes, enregistrez également le nom de l'équipe.
2. Ouvrez la zone de fichiers du canal. Selon la version du client, les libellés anglais peuvent être Files ou Shared, etc. Distinguez-la de la liste des pièces jointes dans le chat.
3. Sélectionnez l’option d’ouverture dans SharePoint, appelée Open in SharePoint dans l’interface anglaise et vérifiez l'adresse du site, la bibliothèque et les dossiers ouverts dans le navigateur. La visualisation de l'URL du fichier sert de base pour déterminer l'emplacement réel.
4. Vérifiez-le également dans d'autres canaux standard de la même équipe. L'adresse de site de base devrait être la même, avec des dossiers différents selon le canal. Vérifiez si les canaux privés ou partagés sont liés à des sites distincts.
5. Sans modifier les paramètres, consultez le fichier puis enregistrez l'équipe, le type de canal, l'adresse du site et l'administrateur responsable dans le journal de travail. Ne mettez pas l'adresse réelle du fichier privé dans des documents qui seront partagés à l'extérieur.

Cette vérification n'est pas une action où l'administrateur copie le fichier pour le déplacer vers un autre site. C'est d'abord un processus pour distinguer si le même fichier est consulté sur les écrans Teams et SharePoint. Si c'est le même fichier, les modifications ou suppressions d'un côté seront reflétées sur l'autre écran, donc ne supprimez pas l'original à des fins de test.

Si une nouvelle équipe est nécessaire ou si un canal est nécessaire

Une nouvelle équipe est appropriée lorsque des limites de membres, des propriétaires et un site distincts sont nécessaires. Si les mêmes membres travaillent ensemble et que seul le sujet est divisé, ajouter des canaux standard à une équipe existante peut simplifier la gestion. Si un espace visible uniquement par certaines personnes est nécessaire, envisagez un canal privé, mais gardez à l'esprit qu'un site séparé et une gestion des permissions seront requis. Pour les canaux partagés, examinez également les exigences de collaboration externe et les politiques organisationnelles.

Si le fichier s'ouvre mais que l'équipe n'est pas visible, ou inversement

• Seul le fichier du site s'ouvre : Vérifiez si vous disposez d'une permission directe pour le lien ou le site de ce fichier. L'accès au site et l'inscription en tant que membre de l'équipe ne sont pas la même chose.
• Vous pouvez voir l'équipe mais il n'y a pas de canal spécifique : Vérifiez si vous êtes inclus en tant que membre des canaux privés ou partagés. Être propriétaire d'une équipe ne vous donne pas automatiquement accès à toutes les conversations et fichiers privés comme un membre classique.
• Les canaux sont visibles mais l'accès aux fichiers échoue : Comparez le compte/l'organisation avec le site réel, et vérifiez les restrictions de partage SharePoint, les politiques et le statut de synchronisation des autorisations.
• Les anciens employés peuvent encore accéder aux fichiers : Examinez si des autorisations de site séparées ou des liens vers des fichiers restent en dehors de l'appartenance à l'équipe. Ne considérez pas la révocation d'accès comme complète après avoir seulement vérifié une liste de membres.

Ne tentez pas de résoudre le problème en rendant l'ensemble du site public ou en créant un nouveau site pour copier du contenu. Les problèmes liés aux membres doivent être résolus dans Gestion des propriétaires/membres des équipes, et les problèmes de partage de contenu doivent être traités dans Autorisations et portée de partage de SharePoint en fonction de la cause.

Avant de supprimer une équipe ou de changer son groupe, vérifiez les effets sur les mails, calendriers, sites et fichiers connectés. Les ressources qui ne sont pas visibles à l'écran actuel peuvent toujours être liées. Pour retirer une personne, modifiez l’appartenance ou les droits d’accès concernés plutôt que de supprimer l'équipe. Lorsqu'un projet se termine, décidez d'abord qui prendra la responsabilité, quels documents et autres données doivent être conservés et s'il faut archiver l'équipe. Ranger l'interface Teams et supprimer les données connectées sont des opérations différentes.