Microsoft 365 / Freigegebenes Postfach erstellen und Vollzugriff sowie Senderechte einrichten

Ein freigegebenes Postfach ermöglicht es mehreren Mitarbeitern, E-Mails zu bearbeiten, die an eine Geschäftsadresse gesendet werden. Das Erstellen des Postfachs allein gibt nicht jedem Mitarbeiter die Berechtigung zum Lesen und Antworten. Vollzugriff und die jeweils benötigte Sendeberechtigung (Senden als oder Senden im Auftrag von) müssen getrennt erteilt werden.

Dinge, die vor der Erstellung zu entscheiden sind

• Adresse und Anzeigename: Entscheiden Sie den Namen und die Domain, die den Kunden angezeigt werden sollen, und prüfen Sie, dass diese keine bestehende Adresse duplizieren.
• Verantwortliche Personen: Legen Sie mindestens zwei operative Verantwortliche und ein Übergabeverfahren fest.
• Versandmethode: Entscheiden Sie, ob nur die gemeinsame Adresse den Kunden angezeigt wird oder ob die verantwortliche Person als 'Gesendet im Auftrag von' angezeigt wird.
• Speicherung und Kapazität: Prüfen Sie das erwartete E-Mail-Volumen und die Aufbewahrungsanforderungen. Möglicherweise werden zusätzliche Lizenzen benötigt.

Prüfen Sie die aktuellen Anforderungen in Microsofts Anleitung zum Erstellen freigegebener Postfächer und im Leitfaden zu Lizenzen und Grenzen. Die direkte Anmeldung des zugehörigen Benutzerkontos muss gesperrt bleiben. Benutzer greifen mit den Berechtigungen zu, die ihren persönlichen Konten zugewiesen wurden.

Dieser Artikel basiert auf Cloud-Postfächern von Exchange Online. In einer hybriden Exchange-Umgebung sind je nach Standort der ursprünglichen Verwaltung On-Premises-Verfahren erforderlich, daher dürfen keine Duplikate erstellt werden. Die für die Erstellung verantwortliche Person benötigt entsprechende Berechtigungen, wie z. B. ein Exchange-Administrator, und jeder Benutzer muss über ein Exchange Online-Postfach mit Lizenz verfügen. Überprüfen Sie außerdem das 50-GB-Limit für freigegebene Postfächer ohne separate Lizenz und die Bedingungen für zusätzliche Aufbewahrungsfunktionen.

Zum Beispiel, wenn zwei Kundendienstmitarbeiter eine gemeinsame Adresse verwalten, können beiden Lese- und Verwaltungsberechtigungen gegeben werden, und "Senden als" kann für die Person hinzugefügt werden, die auf Kunden mit der gemeinsamen Adresse antworten wird. Gehen Sie nicht davon aus, dass externen Partnerkonten auf die gleiche Weise Zugriff delegiert werden kann.

Erstellen eines freigegebenen Postfachs

1. Gehen Sie zu [Teams & Gruppen] → [Freigegebene Postfächer] im Microsoft 365 Admin Center. Alternativ können Sie es im Exchange Admin Center unter [Empfänger] → [Postfächer] erstellen.
2. Wählen Sie [Freigegebenes Postfach hinzufügen] und geben Sie einen Anzeigenamen und eine E-Mail-Adresse ein. Überprüfen Sie die Schreibweise der Adresse, bevor Sie speichern.

3. Sobald die Erstellung abgeschlossen ist, öffnen Sie die Mitglieds- oder Delegiertenberechtigungseinstellungen. Fügen Sie die Personen hinzu, die es verwenden werden, und weisen Sie die erforderlichen Berechtigungen separat zu.

Verstehen Sie Vollzugriff, Senden als und Senden im Auftrag von

Microsoft unterscheidet diese drei Berechtigungen in Exchange Online Empfängerberechtigungen. Die Option 'Lesen und Verwalten' auf dem tatsächlichen Bildschirm kann dem Vollzugriff in Exchange entsprechen.

Die Reihenfolge, Lesen und Senden als separat zu gewähren

1. Im Exchange Admin Center → Empfänger → Postfächer, wählen Sie ein neues freigegebenes Postfach aus. Vergleichen Sie den Anzeigenamen mit der tatsächlichen Adresse.
2. Öffnen Sie Postfachberechtigungen → Postfachdelegierung verwalten (oder Postfachdelegierung, je nach Bildschirm), und wählen Sie dann Lesen und verwalten (Vollzugriff). Fügen Sie die zuständige Person hinzu, speichern Sie, und überprüfen Sie dann die Liste erneut.
3. Öffnen Sie Senden als separat und fügen Sie die Benutzer hinzu, die von der freigegebenen Adresse senden sollen. Ein Name in der Vollzugriff-Liste bedeutet nicht automatisch, dass derselbe Benutzer auch die Berechtigung zum Senden hat.
4. Vergleichen Sie die beiden Listen mit der angeforderten Berechtigungstabelle. Wenn Empfänger sehen müssen, dass ein bestimmter Mitarbeiter im Auftrag des freigegebenen Postfachs sendet, überprüfen Sie ‚Senden im Auftrag von‘, beachten Sie jedoch, dass dieser Punkt möglicherweise auf dem Bildschirm bei freigegebenen Postfächern nicht verfügbar ist. Prüfen Sie daher die offizielle Exchange Online PowerShell-Verwaltungsdokumentation.
5. Überprüfen Sie den Anmeldesperrstatus von Konten, die mit dem freigegebenen Postfach im Bereich „Aktive Benutzer“ des Microsoft 365 Administrationscenters verbunden sind. Entsperren Sie nicht die Anmeldung des freigegebenen Kontos und geben Sie dessen Passwort nicht als Umgehungslösung weiter, wenn das Postfach in Outlook nicht geöffnet werden kann.

Wenn 'Senden als' und 'Senden im Auftrag von' derselben Person gewährt werden, hat 'Senden als' Vorrang. Entscheiden Sie, welche Anzeige der Empfänger benötigt, und wählen Sie nur die erforderliche Berechtigung aus. Dieser Unterschied kann in der oben genannten Microsoft-Dokumentation zu Empfängerberechtigungen überprüft werden.

Zugriff, Empfang und Versand testen

1. Die berechtigte Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto in Outlook an und prüft, ob sie das freigegebene Postfach öffnen kann. Wenn es nicht automatisch angezeigt wird, muss der Benutzer das freigegebene Postfach möglicherweise im Client manuell hinzufügen.
2. Überprüfen Sie den Empfang, indem Sie eine E-Mail von einer externen Testadresse an die freigegebene Adresse senden.
3. Antworten Sie mit einer erlaubten Versandmethode und prüfen Sie, ob die Anzeige des Absenders der Absicht entspricht. Es kann einige Zeit dauern, bis Berechtigungen angewendet werden.

In Outlook für das Web können Sie eine freigegebene Adresse angeben, indem Sie Ein anderes Postfach öffnen aus dem Profilmenü des Benutzers auswählen. Die automatische Anzeige in Outlook für den Desktop wird durch direkt gewährten Vollzugriff des Benutzers und Bedingungen für die automatische Zuordnung beeinflusst. Wenn Berechtigungen über eine Gruppe gewährt werden, kann die automatische Anzeige unter Umständen nicht erfolgen. Unterscheiden Sie daher zwischen „nicht angezeigt“ und „keine Zugriffsrechte“.

Überprüfen Sie auch gesendete E-Mails und Workflow-Regeln

Selbst wenn das Senden von einer freigegebenen Adresse erfolgt, ist es schwierig für andere Mitarbeiter zu überprüfen, ob eine Antwort erfolgt ist, wenn die Kopie nur im individuellen Gesendet-Postfach der zuständigen Person verbleibt. Gehen Sie im Microsoft 365 Admin Center zu Teams & Gruppen → Freigegebene Postfächer, wählen Sie das Postfach aus, und wählen Sie unter Gesendete Elemente Bearbeiten. Notieren Sie die bestehenden Optionen, wählen Sie, ob Kopien für die von Ihnen verwendeten Versandmethoden aufbewahrt werden sollen, und speichern Sie die Änderung. Microsofts Anleitung zu den Einstellungen für freigegebene Postfächer beschreibt diesen Ort. Sie sollten eine Test-E-Mail senden, um beide Speicherorte in der Praxis zu überprüfen.

Für client-spezifische Probleme mit der Speicherung gesendeter E-Mails und serverseitige Kopiereinstellungen beziehen Sie sich auf Behebung von Problemen mit gesendeten E-Mails in gemeinsam genutzten Microsoft-Postfächern. Identifizieren Sie zuerst die Outlook-Version und überprüfen Sie die Postfacheinstellungen, bevor Sie eine Änderung der Client-Registry in Betracht ziehen. Für das neue Outlook verwendet die dokumentierte Problemumgehung die serverseitigen Kopiereinstellungen; die ältere Registry-Problemumgehung ist nicht anwendbar.

Die Betriebsregeln legen die Zuordnung von verantwortlichem Personal, die Kennzeichnung der Bearbeitung als abgeschlossen und die Zuweisung der Verantwortung für die Wiederherstellung versehentlich gelöschter E-Mails fest. Vollzugriff bedeutet nicht nur Lesezugriff; er ermöglicht das Ändern und Löschen von Elementen. Wenn die Arbeit erfordert, dass das Löschen nicht erlaubt ist, bestimmen Sie gesondert, ob das gemeinsam genutzte Postfach diese Anforderung erfüllt.

Ändern der verantwortlichen Person und Zurücksetzen falscher Berechtigungen

Nachdem die neue verantwortliche Person den Lese-/Sendetest abgeschlossen hat, entfernen Sie die bestehende Person aus der Liste für Vollzugriff und aus jeder Liste der Sendeberechtigungen. Löschen Sie nicht nur eine Berechtigung und behandeln Sie es nicht so, als ob der gesamte Zugriff aufgehoben wurde. Überprüfen Sie, dass die Berechtigungsänderungen gespeichert wurden, und testen Sie den Zugriff in einer neuen Sitzung, wobei Sie das Postfach selbst und frühere E-Mails gemäß dem Übergabeplan aufbewahren. Wenn Berechtigungen falsch hinzugefügt wurden, widerrufen Sie nur die spezifischen Elemente und löschen Sie das Postfach nicht, um dies rückgängig zu machen.