Microsoft 365 / Cara Menambahkan Domain Perusahaan dan Memverifikasi Pengaturan DNS
Untuk menghubungkan domain perusahaan ke Microsoft 365, Anda harus terlebih dahulu memverifikasi kepemilikan domain dan kemudian mengonfigurasi catatan Domain Name System (DNS) sesuai dengan layanan yang akan Anda gunakan. Catatan TXT (teks) untuk verifikasi kepemilikan dan catatan MX (penukar surat) untuk mengarahkan surat masuk ke Microsoft 365 memiliki tujuan yang berbeda. Jika Anda sudah menggunakan layanan email, siapkan kotak surat pengguna dan rencana migrasi sebelum mengubah catatan MX.
Apa yang perlu dipersiapkan sebelum Anda memulai
- Akses yang sah ke registrar domain Anda dan penyedia yang sebenarnya menampung catatan DNS Anda
- Daftar catatan DNS yang saat ini digunakan untuk website, surat, dan layanan pengiriman eksternal Anda
- Alamat pengguna yang akan digunakan di Microsoft 365 dan status persiapan kotak surat
- Tanggal dan waktu pemindahan email, penanggung jawab, alamat uji, kriteria untuk kembali jika terjadi masalah
Registrar domain dan penyedia hosting DNS mungkin berbeda. Jika Anda menambahkan catatan pada layar manajemen yang salah, itu tidak akan diverifikasi. Panduan Microsoft untuk menambahkan domain kustom menjelaskan baik pengaturan otomatis Domain Connect maupun pengaturan DNS manual.
Di Microsoft 365, gunakan akun dengan izin untuk menambahkan domain, seperti akun yang diberi peran Administrator Nama Domain. Izin untuk akun penyedia DNS dan izin administrator Microsoft 365 terpisah, jadi Anda perlu akses ke keduanya. Bahkan jika Anda masuk ke penyedia tempat domain dibeli, jika nameserver mengarah ke penyedia lain, modifikasi DNS yang sebenarnya harus dilakukan di penyedia tersebut.
Sebelum memulai pekerjaan, ekspor catatan saat ini atau simpan sebagai daftar. Anda perlu mencatat tipe, nama, nilai, prioritas, dan TTL secara bersamaan agar dapat mengembalikannya. TTL (Time To Live) adalah waktu respons DNS disimpan dalam cache. Hanya karena disimpan di layar DNS tidak berarti semua pengguna eksternal akan segera memeriksa nilai baru.
Verifikasi kepemilikan domain
- Di pusat admin Microsoft 365, buka Pengaturan → Domain dan pilih Tambahkan domain. Jika menu dalam keadaan terlipat, tekan Tampilkan semua.
- Masukkan domain yang ingin Anda tambahkan dan pilih metode verifikasi kepemilikan yang disediakan. Jika Anda mengelola DNS secara manual, salin host dan nilai dari catatan TXT yang ditampilkan di layar secara tepat. Nilai yang diberikan oleh Microsoft berbeda untuk setiap domain, jadi jangan gunakan nilai contoh apa adanya.
- Tambahkan catatan TXT yang sesuai melalui penyedia hosting DNS Anda. Jika sudah ada catatan TXT lain untuk host yang sama, jangan hapus atau timpa secara sembarangan; periksa apakah Anda bisa menambahkannya sebagai catatan terpisah.
- Kembali ke pusat admin dan tekan Verifikasi. Bahkan jika gagal segera, mungkin disebabkan oleh keterlambatan propagasi DNS, jadi pertama periksa nilai yang dimasukkan dan lokasi manajemen DNS, lalu coba lagi setelah beberapa saat.
Memahami bidang input DNS
Nilai-nilai dalam tabel di bawah ini adalah untuk tujuan penjelasan metode input. Jangan membuat nilai TXT verifikasi atau target MX yang sebenarnya menggunakan nilai ini; Anda harus menyalin nilai yang diberikan oleh pusat admin untuk domain yang bersangkutan.
| Bidang input | Arti dan pilihan | Kesalahan umum |
|---|---|---|
| Nama·Host | Periksa apakah ini adalah root dari domain atau subnama tertentu. Untuk root, masukkan @ atau biarkan kosong tergantung pada penyedia. | Penyedia secara otomatis menambahkan domain, jadi jika nama lengkap dimasukkan lagi, domain akan digandakan. |
| Jenis | Gunakan jenis yang benar, seperti TXT untuk verifikasi kepemilikan atau MX untuk jalur penerimaan email. | Jenis yang membingungkan, seperti memasukkan nilai TXT ke target CNAME (Canonical Name, atau alias). |
| Nilai·Target | String atau nama server yang disarankan oleh wizard. | Spasi tambahan atau karakter yang hilang, menggunakan kembali nilai contoh dari organisasi lain. |
| TTL·Prioritas | TTL adalah waktu cache, angka yang lebih kecil untuk prioritas MX berarti prioritas lebih tinggi. | Menerapkan prioritas MX ke TXT atau membiarkan MX sebelumnya dengan prioritas yang sama. |
Jika verifikasi kepemilikan gagal, periksa terlebih dahulu apakah catatan TXT untuk nama tersebut dapat diambil dari DNS yang memang memiliki otoritas. Mungkin ada catatan verifikasi kepemilikan TXT dari layanan lain pada nama yang sama, dan ini tidak boleh diselesaikan dengan menghapusnya. Kesalahan yang menyatakan bahwa domain sudah digunakan oleh penyewa lain adalah masalah yang berbeda dari propagasi DNS. Periksa asosiasi penyewa yang ada dan organisasi yang memiliki domain terlebih dahulu.
Menghubungkan DNS untuk email dan layanan lainnya
Menyelesaikan verifikasi kepemilikan tidak secara otomatis menyelesaikan migrasi email. Panduan pengaturan Microsoft 365 menampilkan catatan yang diperlukan untuk layanan yang Anda pilih. Catatan MX digunakan untuk email, catatan CNAME digunakan untuk konfigurasi otomatis klien, dan catatan SPF (Sender Policy Framework) serta DKIM (DomainKeys Identified Mail) untuk autentikasi domain pengirim masing-masing memiliki peran yang berbeda. Periksa catatan dan nilai yang diperlukan pada panduan konfigurasi penyewa Anda. Prosedur koneksi DNS Microsoft juga memandu melalui urutan ini.
- Sebelum migrasi, konfirmasi semua pengguna dan alamat bersama yang menerima email di domain, dan siapkan kotak surat Microsoft 365.
- Tinjau catatan spesifik layanan yang ditampilkan di panduan pengaturan. Jika Anda memiliki sistem pengiriman yang sudah ada, jangan buat beberapa catatan SPF untuk nama domain yang sama dan periksa apakah sistem tersebut dapat diintegrasikan dengan konfigurasi saat ini.
- Atur waktu untuk pengalihan email dan ubah catatan MX. Mulai dari titik ini, email baru bisa mulai masuk ke Microsoft 365, jadi rencana transisi dengan server email yang ada diperlukan.
- Periksa status domain dan hasil kueri DNS di pusat admin, serta kirim dan terima email percobaan baik di dalam maupun di luar organisasi. Jangan hanya memeriksa pengiriman email tetapi juga verifikasi hasil autentikasi pengirim.
Apa yang harus diverifikasi sebelum dan sesudah pemindahan email
Sebagai contoh, jika Anda memigrasikan 20 karyawan dan 2 alamat utama, memeriksa hanya akun karyawan tidaklah cukup. Buat daftar semua alamat penerima, alias, dan kotak surat bersama, serta pastikan bahwa Microsoft 365 siap menerima email untuk alamat-alamat tersebut. Memindahkan email lama dari server yang ada terpisah dari mengganti catatan MX. Mengganti MX saja tidak secara otomatis menyalin isi kotak surat sebelumnya.
- Sebelum beralih: Bandingkan catatan MX dan situs web yang ada, daftar penerima yang telah disiapkan, dan waktu tugas yang dijadwalkan. Bahkan jika menggunakan pengaturan otomatis, bacalah catatan yang akan diubah pada layar persetujuan dan konfirmasi apakah jalur email yang ada akan diubah.
- Segera setelah pergantian: Verifikasi dalam kueri DNS bahwa tujuan dan prioritas MX sesuai dengan rencana, dan jalankan ulang pemeriksaan domain di pusat admin. Meskipun pemeriksaan DNS berhasil, itu tidak berarti semua kotak surat pengguna telah diuji.
- Tes Email: Kirim email dari alamat eksternal ke alamat karyawan dan alamat umum perusahaan, dan balas secara eksternal menggunakan Microsoft 365 juga. Catat waktu pengujian dan alamat penerima, dan simpan semua notifikasi kegagalan pengiriman.
- Pemeriksaan Stabilitas: Periksa apakah email baru tetap berada di server sebelumnya. Sistem pengiriman yang masih memiliki informasi DNS yang masih tersimpan dalam cache mungkin akan terus menggunakan jalur lama untuk sementara, jadi jangan segera menghapus lingkungan sebelumnya.
Untuk email yang tidak sampai, periksa rutenya menggunakan pelacakan pesan, dan selidiki autentikasi pengirim dengan pemeriksaan autentikasi pengirim. Jangan menyelesaikan migrasi email hanya berdasarkan hasil bahwa verifikasi kepemilikan berhasil.
Apakah situs web juga akan dipindahkan ke Microsoft 365?
Tidak. Menambahkan domain ke Microsoft 365 tidak otomatis memindahkan situs web yang ada. Namun, mengubah catatan DNS dengan cara yang salah dapat mengganggu situs web atau layanan lain. Jika hanya mengganti email, jangan mengubah catatan A (alamat IPv4), AAAA (alamat IPv6), atau CNAME (alias) situs web secara tidak perlu.
Jika terjadi masalah, pertama bandingkan catatan DNS saat ini dengan catatan sebelum perubahan. Meskipun Anda mengembalikan MX ke nilai sebelumnya, transisi mungkin tidak langsung cocok karena caching DNS, jadi periksa status penerimaan dari kedua lingkungan email secara bersamaan. Saat memulihkan, kembalikan hanya catatan yang diubah kali ini ke nilai sebelumnya, dan bandingkan sisi mana yang menerima email selama transisi. Pemulihan DNS tidak menggabungkan data kedua kotak surat. Selain itu, hindari metode seperti menghapus domain atau pengguna untuk sementara menangguhkan koneksi layanan.
