Microsoft 365 / Cara Menetapkan Peran Administrator dan Mempersiapkan Akun Akses Darurat
Tetapkan izin administrator Microsoft 365 sesuai dengan tugas masing-masing orang daripada memberikan setiap administrator peran Administrator Global. Siapkan dan secara berkala validasi akun akses darurat independen agar organisasi dapat memulihkan akses administratif jika akun administrator normalnya tidak dapat digunakan.
Mengapa memisahkan peran administrator?
Peran admin menentukan lingkup pengaturan yang dapat dilihat dan operasi yang dapat diubah. Peran seperti Administrator Lisensi, Administrator Pengguna, Administrator Exchange, dan Administrator SharePoint dirancang untuk tanggung jawab yang berbeda. Memberikan izin yang terlalu luas kepada satu akun meningkatkan potensi dampak dari kompromi akun atau kesalahan.
Panduan peran administrator Microsoft 365 menyarankan penerapan hak akses minimum dan pembatasan jumlah administrator. Sebelum menetapkan peran, catat tugas yang harus dilakukan orang tersebut, lalu pilih peran dengan izin paling terbatas yang mendukung tugas itu. Jangan menyimpulkan izin hanya dari nama peran; periksa rincian izinnya.
Memilih peran untuk tugas umum
| Tugas | Peran awal | Izin tambahan |
|---|---|---|
| Mengatur ulang kata sandi karyawan biasa | Administrator Kata Sandi, atau peran terbatas lain yang sesuai dengan tugas dukungan | Apakah Anda dapat mereset kata sandi administrator lain tergantung pada peran yang ditetapkan |
| Menetapkan dan mencabut lisensi produk | Administrator Lisensi | Terpisah dari izin pembelian/pembayaran produk |
| Mengelola kotak surat dan aliran email | Administrator Exchange | Tidak perlu memberikan izin akses konten kotak surat secara terpisah kepada semua personel yang bertanggung jawab. |
| Periksa pengumuman layanan. | Peran hanya-baca seperti Pembaca Pusat Pesan | Pengumuman keamanan dan privasi mungkin memerlukan izin tambahan. |
Sebagai contoh, jika HR menyediakan daftar karyawan baru dan IT membuat akun mereka, HR dapat mengajukan permintaan persetujuan tanpa menerima izin manajemen pengguna. Pisahkan tugas menjadi "tugas yang diperlukan untuk perusahaan" dan "tugas yang harus dilakukan langsung oleh orang ini". Penugasan peran harus dilakukan oleh administrator terpisah yang memiliki izin yang sesuai.
Menetapkan dan menghapus peran administrator
- Di pusat admin Microsoft 365, buka Peran → Penugasan peran. Akun Anda saat ini harus memiliki izin untuk mengelola peran.
- Pilih peran yang sesuai dengan tugas Anda dan baca deskripsi izin. Jika perlu, periksa peran yang lebih rinci di pusat admin Microsoft Entra.
- Pada tab Ditugaskan (Assigned), pilih Tambahkan pengguna (Add users), pilih akun yang sesuai, dan pilih Tambahkan (Add). Catat alasan penugasan, pemberi persetujuan, ruang lingkup, dan jadwal tinjauan.
- Periksa apakah pekerjaan yang diperlukan dapat dilakukan dengan akun tersebut dan hapus izin yang tidak diperlukan. Karena mungkin memerlukan waktu untuk izin diterapkan, mulai sesi login baru untuk memverifikasi.
Anda juga dapat mengubah peran di layar detail pengguna pada Kelola peran (Manage roles). Prosedur penugasan peran Microsoft menjelaskan kedua jalur tersebut.
Setelah menyimpan, orang yang ditugaskan memeriksa menu dan tugas yang diperlukan dalam sesi login baru. Jika itu adalah pekerjaan hanya-baca, cukup verifikasi tampilan; saat memeriksa izin perubahan, tentukan target uji yang disetujui dan nilai yang akan dikembalikan. Jika terjadi kesalahan, periksa terlebih dahulu ruang lingkup target organisasi dan peran serta status penugasan, dan jangan langsung meningkatkan menjadi administrator global.
Ketika pekerjaan selesai atau orang yang bertanggung jawab berubah, hapus orang tersebut dari Peran → Penugasan peran → peran terkait → Ditugaskan dan periksa kembali. Jika beberapa peran dipegang secara bersamaan, bahkan jika salah satunya dihapus, pekerjaan yang sama mungkin masih bisa dilakukan melalui jalur lain. Jika organisasi menggunakan PIM (Privileged Identity Management, fungsi manajemen untuk mengaktifkan hak akses saat dibutuhkan), bedakan dan konfirmasi peran aktif dan peran yang memenuhi syarat.
Apa itu akun administrator darurat?
Akun darurat adalah akun yang digunakan untuk mendapatkan kembali akses ke organisasi Anda ketika akun administrator reguler, metode autentikasi, atau sistem ID eksternal mengalami masalah. Akun ini berbeda dari sekadar membuat akun tambahan untuk tugas sehari-hari. Microsoft merekomendasikan dalam Panduan Akun Akses Darurat untuk menyiapkan dua atau lebih akun khusus cloud, merancang jalur autentikasi yang berbeda dari akun operasional reguler, memantau penggunaannya, dan mengujinya secara berkala.
Akun darurat harus dibuat sebagai akun khusus cloud pada domain onmicrosoft.com organisasi dan dirancang agar tidak bergantung pada sinkronisasi direktori lokal atau server autentikasi eksternal. Panduan Microsoft yang diperbarui pada Juni 2026 menyarankan agar akun darurat menggunakan metode autentikasi tahan-phishing yang berbeda dari administrator reguler dan dikecualikan dari kebijakan Akses Bersyarat yang memblokir atau membatasi login. Kebijakan hanya-laporan tidak mencegah login, jadi tidak perlu mengecualikan akun darurat hanya karena alasan tersebut.
Pengecualian ini tidak berarti akun boleh hanya mengandalkan kata sandi. Gunakan passkey FIDO2 atau kunci keamanan untuk memenuhi persyaratan autentikasi multifaktor (MFA) wajib. Autentikasi berbasis sertifikat merupakan pilihan lain jika organisasi sudah memiliki infrastruktur kunci publik (Public Key Infrastructure, PKI). Jika akun biasa bergantung pada autentikasi telepon, jangan buat akun darurat bergantung pada telepon yang sama. Jika menggunakan PIM, peran Administrator Global untuk akun darurat sebaiknya aktif secara permanen, bukan hanya berupa penetapan yang memenuhi syarat dan memerlukan persetujuan aktivasi.
Mempersiapkan dan memvalidasi akun akses darurat
- Selidiki administrator global saat ini dan ketergantungan autentikasi. Pastikan mereka tidak hanya bergantung pada ID lokal terintegrasi atau satu metode autentikasi saja.
- Rancang setidaknya dua akun darurat khusus cloud sesuai dengan kebijakan organisasi. Nama akun harus memungkinkan identifikasi tujuan mereka tetapi tidak boleh terekspos di dokumen publik atau tangkapan layar.
- Tetapkan hak istimewa administrator global dan metode autentikasi sesuai panduan Microsoft, dan pastikan jalur penggunaannya independen dari akun administrator biasa. Metode pengaturan bervariasi tergantung pada lisensi dan kebijakan organisasi.
- Konfigurasikan prosedur peringatan dan audit untuk penggunaan akun dan perubahan konfigurasi. Jika masuk dengan akun darurat, catatan insiden dan ulasan pasca-kejadian harus dipelihara.
- Uji login secara rutin di lingkungan yang terkendali. Setelah pengujian, verifikasi bahwa log dan peringatan yang diharapkan telah dihasilkan, dan perbarui prosedur akses ketika terjadi perubahan personel.
Apa yang perlu diverifikasi selama pengujian rutin
Microsoft merekomendasikan memvalidasi akun darurat setidaknya setiap 90 hari. Periksa ulang setelah perubahan administrator, pembaruan kebijakan autentikasi, atau perubahan lokasi penyimpanan. Kuncinya adalah membedakan antara "memiliki akun" dan "dapat menggunakannya untuk pemulihan," sehingga akun tersebut tidak dicoba untuk pertama kalinya saat terjadi gangguan layanan yang sebenarnya.
- Beritahu petugas keamanan bahwa akan dilakukan uji coba yang dijadwalkan dan pastikan bahwa personel yang disetujui dapat mengakses kredensial dan lingkungan kerja aman yang ditunjuk. Jika akses ke penyimpanan aman bergantung pada akun kerja yang tidak tersedia selama insiden, jalur pemulihan mungkin juga terblokir.
- Masuk menggunakan akun darurat tanpa menggunakan kembali sesi akun biasa. Pastikan bahwa metode autentikasi yang diperlukan berfungsi dan bahwa fungsi administratif dapat diakses. Jangan secara sembarangan menonaktifkan kebijakan organisasi untuk tujuan pengujian.
- Periksa apakah akun dan cap waktu yang sebenarnya muncul dalam log login dan audit, serta apakah peringatan pemantauan dikirim kepada administrator lain. Jika tidak ada peringatan yang diterima, jangan anggap sistem siap untuk operasi normal.
- Setelah keluar, catat hasil pengujian, pengguna yang mengakses sistem, item yang gagal, dan orang yang bertanggung jawab untuk perbaikan. Setelah penggunaan darurat yang sesungguhnya, tinjau tugas yang dilakukan dan nilai kembali kredensial serta prosedur penyimpanan yang mungkin telah terekspos.
Pemantauan dapat dirancang berdasarkan ID objek akun dalam log masuk Entra. Saat menghubungkan notifikasi melalui Azure Monitor atau alat pemantauan keamanan organisasi, Anda perlu terlebih dahulu menyiapkan ekspor log, penyimpanan, dan jalur peringatan, yang mungkin memerlukan izin tambahan dan menimbulkan biaya terpisah. Membuat akun saja tidak secara otomatis mengonfigurasi peringatan. Jangan mencatat alamat akun darurat yang sebenarnya, kode pemulihan, atau lokasi penyimpanan kunci aman dalam dokumen publik; simpan di catatan operasional yang terkendali.
