Microsoft 365 / Definir permissões do site do SharePoint e gerenciar compartilhamento externo
As permissões do site do SharePoint determinam quem pode acessar o site, e as configurações de compartilhamento externo limitam o alcance de compartilhamento de conteúdo com pessoas fora da organização. Se for um site conectado a uma equipe, você também deve verificar a relação com os membros do Teams / Microsoft 365. Permissões de site e links de compartilhamento não são as mesmas configurações.
Estrutura para verificar antes de alterar permissões
- Verifique se o site é um site independente ou um site conectado a um grupo / Teams do Microsoft 365.
- Verifique os grupos de acesso atuais e as permissões concedidas diretamente, como proprietários, membros e visitantes.
- Verifique se existem links de compartilhamento criados separadamente para arquivos ou pastas.
- Verifique o escopo de compartilhamento externo do SharePoint e OneDrive a nível organizacional e as configurações de convite de convidados do Microsoft Entra.
O guia da Microsoft sobre compartilhamento e permissões do SharePoint recomenda gerenciar os membros de sites conectados a grupos pelo grupo do Microsoft 365 associado, ou pelo Teams quando o site estiver conectado a uma equipe. Dar acesso somente ao site não transforma automaticamente a pessoa em membro da equipe no Teams.
Proprietários, membros, visitantes e herança de permissões
Em um site típico, os proprietários cuidam da gestão, os membros cuidam da edição e os visitantes cuidam da visualização. No entanto, se houver permissões personalizadas em um site existente, não determine as permissões reais apenas pelo nome; verifique as configurações. Sites de equipe conectados a grupos estão vinculados aos proprietários e membros dos Grupos do Microsoft 365, enquanto sites de comunicação são gerenciados principalmente em torno dos grupos do SharePoint do site.
Herança de permissões é uma estrutura onde bibliotecas, pastas e arquivos seguem as permissões do contêiner superior. Se permissões diferentes forem atribuídas a um único arquivo ou se um link de compartilhamento separado for criado, torna-se difícil entender todo o acesso apenas a partir da lista do site. Ao receber uma solicitação para 'remover o acesso de um funcionário específico', você precisa verificar todos os três caminhos juntos: grupos de equipe ou do site, permissões diretas e links de compartilhamento.
Os sites de canal privados e compartilhados no Teams são gerenciados através dos membros do canal de acordo com a estrutura de conexão do Teams e do SharePoint . Diferentemente dos sites regulares, você não deve tentar alterar os membros independentemente no SharePoint. Além disso, os administradores do site não podem alterar todas as políticas, e alterar o nível de permissão de compartilhamento externo de um site requer privilégios de administrador do SharePoint.
Verificar e modificar permissões do site
- Vá para [Sites] → [Sites ativos] no centro de administração do SharePoint e pesquise pelo site desejado. Como podem existir sites de canal com nomes semelhantes, verifique tanto a URL quanto o tipo de site.
- Verifique o relacionamento entre administradores, proprietários e membros nos detalhes do site. Se for um site conectado ao Teams, primeiro revise a lista de proprietários e membros da equipe.
- Adicione ou remova grupos ou usuários de acordo com o objetivo da alteração. Se você deseja apenas compartilhar um arquivo específico, não conceda acesso a todo o site e considere o compartilhamento de arquivos em vez disso.
- Use uma conta de teste para confirmar que apenas o conteúdo esperado esteja visível. Se as permissões foram ampliadas, verifique links de compartilhamento anteriores e permissões diretas também.
Exemplo de adicionar alguém para apenas visualizar o site
Vamos supor um caso em que outro departamento precise apenas ler o site do documento. Se não houver necessidade de participar de conversas ou agendas do Teams, considere se a permissão de leitura do site é apropriada em vez de adicioná-los como membros gerais do grupo. Os grupos do Microsoft 365 não oferecem um função de membro somente leitura, então uma concessão de leitura separada no nível do site pode ser adequada para esse requisito.
- Abra o site de destino e verifique os grupos e permissões atuais em Configurações → Permissões do Site.
- Se for um site de comunicação, escolha Compartilhar Site, e se for um site conectado a um grupo, selecione o caminho apropriado, como Adicionar Membros → Compartilhar somente site de acordo com o objetivo. Use o caminho de membros do Teams se a intenção for a participação completa da equipe.
- Selecione os usuários/grupos de segurança exatos e conceda a permissão Leitura. Revise as configurações de destino e notificação antes de adicionar. Guia de Compartilhamento de Sites da Microsoft diferencia entre compartilhar com recursos do grupo e compartilhar apenas o site.
- Solicite ao usuário pretendido ou a um usuário de teste aprovado que verifique se consegue ler o documento de teste, mas não pode editá-lo. Não infira suas permissões apenas pela visão do administrador.
Se você quiser mostrar apenas um arquivo, não compartilhe o site inteiro. Em vez disso, defina o destino e as permissões de visualização/edição nesse arquivo específico. O link “Pessoas com acesso existente” é usado para enviar o caminho de acesso que elas já possuem e é diferente do link usado para conceder novas permissões.
Definir escopo de compartilhamento externo
Um site não pode permitir um compartilhamento externo mais amplo que o autorizado pela organização. Confira primeiro as configurações da organização. Depois, no centro de administração do SharePoint, selecione o site e abra a guia Configurações → Mais configurações de compartilhamento. O guia da Microsoft para compartilhamento externo de um site explica a relação entre os dois níveis.
| Opção | Significado | Critérios |
|---|---|---|
| Apenas pessoas na sua organização | Bloquear compartilhamento externo | Materiais sem colaboração externa |
| Convidados existentes | Limitar o compartilhamento aos convidados já presentes no diretório da sua organização | Ao controlar o processo de convite centralmente |
| Convidados novos e existentes | Permitir convite de novos usuários externos | Quando a colaboração com parceiros for necessária |
| Qualquer pessoa | Pode permitir o compartilhamento de links sem autenticação | Revise o risco de encaminhamento e os controles de expiração ou download disponíveis para o link e o tipo de arquivo relevantes |
Permitir o nível Qualquer pessoa (Anyone) não torna o site em si publicamente anônimo. Isso permite que pessoas com as permissões de compartilhamento necessárias criem links não autenticados para arquivos e pastas elegíveis; não dá permissão a qualquer pessoa para criar links. Um detentor pode encaminhar tal link para outra pessoa. Se o trabalho for limitado a parceiros nomeados, considere um link Pessoas específicas (Specific people) autenticado. Alguns locais, incluindo arquivos em canais compartilhados, não suportam links Qualquer pessoa.
- No centro de administração do SharePoint, verifique o escopo máximo da organização em Políticas → Compartilhamento . Se apenas um site for necessário para esta tarefa, primeiro revise se é necessário estender para a configuração de toda a organização.
- Sites → Sites ativos, selecione o site pelo seu URL real e vá para Configurações → Mais configurações de compartilhamento .
- Verifique o nível de permissão, restrições de domínio, expiração de convidados e tipo de link padrão. As opções disponíveis são afetadas pelas configurações da organização e por outras políticas de colaboração externa.
- Registre os valores anteriores, salve apenas as alterações necessárias e leia novamente as configurações. Use um arquivo de teste sem dados confidenciais e contas aprovadas. Verifique o destinatário externo previsto e uma conta excluída que não tenha outras permissões. Um link para pessoas específicas não deve conceder novo acesso a quem receber o link encaminhado. Um link Qualquer pessoa pode ser utilizado por outra pessoa que o tenha, sem entrar. Compare os resultados com o tipo de link e as políticas atuais.
Pare de compartilhar e investigue erros de acesso
Se não houver opções de compartilhamento externo, verifique as restrições da organização, o tipo de site, o convite de convidado do Entra e as restrições de domínio, e as políticas de grupo, nesta ordem. Se o convite foi aceito, mas o arquivo não pode ser aberto, verifique se o destinatário se autenticou com o endereço convidado e confira o armazenamento real do arquivo. Habilitar uma configuração permitida em um site não substitui todas as outras políticas.
Ao revogar o acesso, limpe links desnecessários e permissões diretas no painel Gerenciar acesso do arquivo, e se o acesso for via grupo, modifique também os membros do grupo. Mesmo que um link seja excluído, membros com permissão no site ainda podem acessá-lo. Remover essas concessões do SharePoint não exclui cópias já baixadas.
Se você restringir as configurações, os links externos existentes podem não funcionar. No entanto, se você reativar o compartilhamento no nível da organização, as configurações anteriores do site e os links compartilhados podem começar a funcionar novamente, então não confunda bloqueio temporário com exclusão permanente de links. Se você acidentalmente ampliou o escopo, além de restaurar a política anterior, você também deve verificar os links e convites que foram criados durante esse período. A Microsoft observa que os convidados normalmente perdem o acesso dentro de uma hora após o compartilhamento externo ser restrito ou desativado; não presuma que toda alteração seja instantânea. Suas orientações de compartilhamento no nível da organização também explicam o acesso de convidados restaurado após o compartilhamento ser reativado. Conclua a verificação confirmando os resultados reais com contas de teste tanto permitidas quanto excluídas.
