Microsoft 365 / Crear un equipo en Teams y gestionar propietarios, miembros e invitados

Para crear un equipo como administrador, abra Teams → Administrar equipos → Agregar en el centro de administración de Teams, luego asigne los propietarios y miembros apropiados. Decida el alcance de la colaboración y los propietarios responsables antes de crearlo, y revise esos roles regularmente. Las invitaciones a invitados también dependen de las políticas de colaboración externa de su organización.

Planifique antes de crear un equipo

• Decida si el trabajo se puede manejar en un canal de un equipo existente o si se necesita una lista de miembros y un sitio de archivos separados.
• Considere tener varios propietarios para la responsabilidad de gestión después de la finalización del proyecto. Designe a una persona encargada del traspaso de gestión para evitar tener equipos sin propietarios.
• Decida si el equipo será público o privado, y si se necesita colaboración externa. Los equipos públicos pueden tener mayor visibilidad y participación dentro de la organización.
• Decida el nombre del equipo, la descripción y los criterios de clasificación, y revise las políticas de compartición y las etiquetas de confidencialidad si hay materiales sensibles.

Distinga entre roles de administrador y roles dentro del equipo

Ser propietario de un equipo no le convierte en administrador de Teams para toda la organización. La posibilidad de crear canales o agregar aplicaciones también depende de las políticas del equipo y de la organización. Utilice los permisos de propietario o el rol de administrador adecuado para cada tarea; no asigne un rol de administrador de la organización solo para permitir que alguien participe. Compruebe también que la suscripción del usuario interno incluya los derechos de uso de Teams.

Crear un equipo y agregar personas

1. En el centro de administración de Teams, busque equipos existentes en [Teams] → [Administrar equipos]. También hay organizaciones que permiten a los usuarios crearlos desde la aplicación de Teams.
2. Para un nuevo equipo, seleccione Agregar, ingrese su nombre y descripción, y elija acceso público o privado. Para reutilizar un grupo existente de Microsoft 365, use la ruta de la aplicación Teams Nuevos elementos → Nuevo equipo → Más opciones de creación de equipo → De un grupo, luego seleccione un grupo elegible que usted posea y que aún no tenga un equipo. Esto conecta el grupo existente en lugar de crear un equipo duplicado con el mismo nombre. La guía de Microsoft para crear un equipo a partir de un grupo existente explica las condiciones de elegibilidad y los puntos de entrada del cliente.

3. En [Miembros] de los detalles del equipo, agregue propietarios y miembros. Los propietarios manejan la configuración del equipo y la gestión de miembros, mientras que los miembros regulares realizan las tareas colaborativas permitidas.
4. Si se necesitan personas externas, verifique la política de invitación de invitados y el propósito de ese equipo antes de agregarlos dentro de un alcance limitado. El acceso externo (chat/reunión) y la participación en un equipo como invitado son configuraciones diferentes.

5. Pida a los miembros e invitados seleccionados para la prueba que inicien sesión con sus propias cuentas y verifiquen el acceso al canal y a los archivos deseados. Confirme que los invitados puedan acceder a los recursos permitidos y que el alcance del acceso coincida con el propósito aprobado. Espere a que se apliquen los cambios de políticas y permisos antes de repetir una comprobación fallida.

La guía de administración de equipos de Microsoft Teams y la documentación sobre los roles de propietario y miembro explican dónde encontrar los equipos y cómo gestionar sus integrantes.

Seleccione el nombre del equipo para abrir la pestaña Miembros (Members) en detalle, agregue a la persona encargada y asigne el rol como propietario o miembro. Si planea tener múltiples gerentes de operaciones, asegúrese de que el número de propietarios y las direcciones de cuenta coincidan con su plan. No deje a un empleado que se va como el único propietario. Después de crear el equipo, verifique su privacidad, propietarios y número de invitados en la lista de equipos o en los detalles para diferenciarlo de equipos similares.

El acceso externo y la participación de invitados son diferentes

El acceso externo es una función utilizada para encontrar personas de otras organizaciones para chatear o llamar. Permitir solo esto no proporciona acceso a los canales o archivos del equipo de su empresa. El acceso como invitado es el método de invitar a personas externas al equipo para participar en materiales y conversaciones permitidas, creando una cuenta de colaboración externa en el directorio de la organización. La comparación de Microsoft del acceso externo y de invitado distingue entre los dos ámbitos.

Invitar a alguien a un equipo puede afectar el alcance de los materiales de todo el equipo, como los canales estándar. Decida primero si solo necesita mostrar un archivo al socio o si es necesaria la participación completa en el proyecto. Si el equipo contiene materiales internos sensibles, considere espacios de colaboración separados o compartir archivos de manera restringida.

1. Consulte con el administrador si el acceso de invitados de Teams de la organización, el grupo de Microsoft 365 y la colaboración externa de Microsoft Entra, y las políticas de uso compartido de SharePoint lo permiten.
2. Un propietario aprobado del equipo abre las Más opciones del equipo → Agregar miembro en la aplicación Teams e ingresa la dirección de correo electrónico exacta del invitado. No confunda al invitado con una cuenta existente que tenga un nombre similar.
3. Confirme la dirección de correo electrónico y el nombre del invitado, y envíe la invitación. Siga el procedimiento de Microsoft para agregar invitados y pida al invitado que acepte la invitación.
4. Guíe al invitado para cambiar a la organización que le envió la invitación en Teams y abrir los canales reales y archivos de prueba. Enviar el correo de invitación y acceder con éxito a los materiales son resultados diferentes.

Pruebe los permisos y verifique si hay errores en la invitación

Verifique si los miembros regulares pueden ver el equipo y los canales estándar, y si pueden abrir y editar los archivos necesarios. Para canales privados o compartidos, verifique por separado con los miembros del canal. Para usuarios externos, asegúrese de que el correo electrónico invitado y la cuenta de inicio de sesión coincidan y de que se seleccione la organización correcta.

Si no se puede buscar o agregar a un invitado, verifique la política de invitación y las restricciones de dominio. Si el invitado puede ingresar al equipo pero no puede abrir sus archivos, investigue las condiciones de uso compartido externo de SharePoint. Microsoft indica que un invitado recién agregado puede necesitar unas pocas horas antes de que el acceso esté disponible. Dado que los cambios de política o permisos también pueden tardar, registre la hora y el mensaje del error, y no permita el uso compartido externo en toda la organización sin identificar la causa.

Cómo verificar los permisos durante la operación

Revise regularmente a los propietarios, exempleados y invitados que no se han usado durante mucho tiempo, y elimine accesos innecesarios. Eliminar personas de un equipo puede afectar el acceso al sitio predeterminado de SharePoint asociado, pero no asuma que los permisos de sitio otorgados por separado o los enlaces compartidos se limpian automáticamente. Para archivos sensibles, también revise el estado de uso compartido en SharePoint.

Para traspasar la responsabilidad del equipo, asigne primero al nuevo propietario y pídale que confirme que puede administrarlo. Después, cambie al propietario anterior al rol de miembro o retírelo del equipo, según corresponda. Retire a las personas agregadas por error del equipo o canal afectado y compruebe si conservan permisos de archivo independientes. Si un invitado retirado de este equipo todavía participa en otros equipos, revise esas dependencias antes de eliminar su cuenta del directorio.

Eliminar un equipo es diferente de eliminar solo a una persona. Puede afectar la retención y recuperación de los datos del grupo y del sitio de Microsoft 365 vinculados, por lo que primero debe revisar la política de cierre de proyectos y retención de datos.