Microsoft 365 / So erstellen Sie Benutzerkonten und weisen Lizenzen zu

Microsoft 365-Benutzerkonten können im Admin Center unter Benutzer → Aktive Benutzer → Benutzer hinzufügen erstellt werden. Legen Sie den Kontonamen und das Anfangspasswort fest, wählen Sie den Nutzungsstandort und die notwendigen Produktlizenzen aus und speichern Sie dann. Nur das Erstellen eines Kontos bedeutet nicht, dass Sie sofort E-Mail oder Office-Apps nutzen können, daher müssen Sie sowohl den Lizenz- als auch den Servicestatus überprüfen.

Dinge, die vor der Erstellung eines Kontos entschieden werden müssen

• Anmeldename: Verwenden Sie ein eindeutiges Konto, das dem tatsächlichen Mitarbeiter zugeordnet ist. Wenn Sie zuerst die Domänen- und Benutzernamenskonvention festlegen, wird der Änderungsbedarf später reduziert.
• Anzeigename und Kontaktinformationen: Stimmen Sie sie mit den HR-Informationen der Organisation ab, prüfen Sie jedoch Elemente, die öffentlich sichtbar sein könnten.
• Nutzungsstandort: Legen Sie ihn entsprechend dem tatsächlichen Land oder der Region der Nutzung fest, da dies die Lizenzzuweisung beeinflussen kann.
• Lizenz: Überprüfen Sie, ob die Produkt-SKU (Stock-Keeping Unit zur Identifizierung der genauen Produktkonfiguration) die für die Rolle erforderlichen Dienste enthält und ob freie Benutzerlizenzen vorhanden sind.
• Authentifizierung: Bereiten Sie die Methode zur ersten Übermittlung des Passworts und das Verfahren zur Registrierung der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) vor. Geben Sie das Passwort nicht in einer routinemäßigen Onboarding-E-Mail an.

Laut den Anweisungen von Microsoft zum Hinzufügen von Benutzern und Zuweisen von Lizenzen sind Berechtigungen für die Benutzer- und Lizenzverwaltung erforderlich. Organisationen, die aus einem lokalen Active Directory synchronisieren, können Elemente haben, die nicht direkt im Cloud-Verwaltungszentrum geändert werden können. Überprüfen Sie daher zuerst die Kontenquelle.

Dieses Verfahren basiert auf Unternehmens- oder Schulkonten, die direkt in der Cloud erstellt wurden. In Organisationen, in denen das lokale Active Directory die Kontenquelle ist, überprüfen Sie zunächst, ob bestehende Mitarbeiter zur Synchronisierung vorgesehen sind. Dasselbe Konto separat in der Cloud zu erstellen, kann Konflikte mit Konten und E-Mail-Adressen verursachen oder Daten zwischen den beiden Konten aufteilen.

Der Benutzername ist der UPN (User Principal Name), der zum Anmelden verwendet wird. Der Anzeigename ist der Name, der im Adressbuch angezeigt wird, und das E-Mail-Alias ist eine zusätzliche Empfangsadresse. Zum Beispiel wird, auch wenn der Anzeigename „Min-su Kim“ lautet, die Anmeldung über die vom Unternehmen festgelegte vollständige Adresse durchgeführt. Wenn die gewünschte Domain nicht in der Auswahlliste enthalten ist, überprüfen Sie, ob Sie zuerst die Verifizierung der Unternehmensdomain durchführen müssen.

Erstellen eines Benutzers und Zuweisen einer Lizenz

1. Nachdem Sie sich mit der entsprechenden Administratorrolle im Microsoft 365 Admin Center angemeldet haben, gehen Sie zu Benutzer → Aktive Benutzer.
2. Drücken Sie Benutzer hinzufügen und geben Sie den Namen, Anzeigenamen, Benutzernamen und die Domäne ein. Stellen Sie sicher, dass die Adresse nicht mit bestehenden Benutzern übereinstimmt.

3. Überprüfen Sie die Methode zur Erstellung des anfänglichen Passworts und ob bei der ersten Anmeldung eine Passwortänderung erforderlich ist. Stellen Sie das Konto nicht bereit, wenn keine sichere Übermittlungsmethode festgelegt wurde.
4. Geben Sie den Nutzungsstandort an und wählen Sie die notwendigen Lizenzen aus. Nachdem das Produkt ausgewählt wurde, überprüfen Sie auch den Ein-/Aus-Status einzelner Dienste.

5. Weisen Sie keine Admin-Rollen zu, wenn der Benutzer unter den Rolleinstellungen ein normaler Mitarbeiter ist. Nachdem Sie die notwendigen Gruppen und Kontaktdaten überprüft haben, speichern Sie das Erstellungsergebnis.
6. Überprüfen Sie, ob das neue Konto sich anmelden kann und ob die benötigte Mail und Apps verfügbar sind. Die Bereitstellung des Postfachs und Lizenzänderungen können Zeit in Anspruch nehmen.

Überprüfung eines Beispielbenutzers vor dem Speichern

Nehmen wir an, wir registrieren einen Büroangestellten. Der Anzeigename sollte mit dem HR-Datensatz übereinstimmen und der Benutzername sollte der eindeutigen Namenskonvention des Unternehmens folgen. Der Nutzungsstandort wird als tatsächliches Land/Region ausgewählt, und wenn Desktop-Office und Firmenmail benötigt werden, wählen Sie das Produkt mit den entsprechenden Rechten. Die folgende Tabelle gibt keine Anweisung zum Kauf bestimmter Produkte, sondern dient als Kriterium zur Überprüfung der Eingabeergebnisse.

Lassen Sie das Anfangspasswort und die Anmeldeinformationen des Benutzers nicht zusammen in einem öffentlich zugänglichen Aufgabenblatt oder einem öffentlichen Messenger. Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) bestätigt die Identität mithilfe von mindestens zwei Authentifizierungsfaktoren, wie die Microsoft-Übersicht zur MFA erläutert. Allein die Anforderung einer Passwortänderung kann die MFA-Registrierung nicht ersetzen, daher sollten Anleitungen für die Registrierung und Wiederherstellung gemäß der Authentifizierungsrichtlinie der Organisation bereitgestellt werden.

Erste Anmeldung und Serviceüberprüfung nach der Erstellung

1. Administratorprüfung: Aktualisieren Sie die Liste der aktiven Benutzer und überprüfen Sie alle Adressen und Lizenzen. Das einfache Schließen des Erstellungsassistenten bedeutet nicht, dass alle Dienste einsatzbereit sind.
2. Benutzeranmeldung: Verwenden Sie keine geöffnete Browsersitzung eines bestehenden Mitarbeiterkontos erneut. Melden Sie sich mit einem neuen Profil oder einem Inkognito-Fenster an. Lassen Sie den Benutzer die anfängliche Passwortänderung selbst durchführen und die erforderlichen Authentifizierungsmethoden registrieren.
3. E-Mail-Überprüfung: Wenn eine E-Mail-Lizenz zugewiesen wurde, überprüfen Sie, ob das Postfach in Outlook für das Web geöffnet werden kann, und senden sowie empfangen Sie interne und externe Test-E-Mails. Wenn das Postfach noch vorbereitet wird, entfernen Sie die Lizenz nicht wiederholt; überprüfen Sie stattdessen auf Fehler und den Status.
4. Dateien und Apps überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie Dokumente in den erforderlichen Apps erstellen und speichern können. Wenn die Installationsschaltfläche fehlt oder die Aktivierung fehlschlägt, vergleichen Sie, ob das ausgewählte Produkt installierbare App-Rechte hat.

Wenn die Abteilungsdateien trotz erreichbarem Dienst nicht sichtbar sind, prüfen Sie die Gruppen- und Websiteberechtigungen getrennt von der Benutzererstellung. Konto-, Lizenz- und Datenzugriff sind jeweils unterschiedliche Prüfpunkte. Wenn Sie den gesamten Onboarding-Prozess betreuen, prüfen Sie auch die Übergabekriterien im Onboarding-Einrichtungsverfahren (Koreanisch).

Ändern der Lizenzen eines bestehenden Benutzers

Öffnen Sie Aktive Benutzer, wählen Sie das Ziel aus und öffnen Sie Lizenzen und Apps. Bevor Sie Änderungen vornehmen, notieren Sie die aktuelle Lizenz- und Serviceliste und nehmen Sie dann die Änderungen vor. Das Ausschalten von Diensten kann den Aufbewahrungs- oder Löschplan der Daten, auf die der Benutzer Zugriff hatte, ändern. Behandeln Sie dies nicht als einfache Kostenersparnisaufgabe; bestätigen Sie zunächst den Umfang der Auswirkungen auf E-Mails, Dateien und Apps. Wenn dieselben Regeln auf mehrere Personen angewendet werden, können Sie die Anforderungen und Lizenzbedingungen für die gruppenbasierte Lizenzzuweisung überprüfen.

Um die Benutzer mit einer Zuweisung für jedes Produkt zu überprüfen, können Sie den Pfad Abrechnung → Lizenzen → Produkt auswählen verwenden. Wenn dasselbe Produkt über mehrere Abonnements gekauft wurde, können die Gesamtsumme auf dem Produktbildschirm und die Mengen für jedes einzelne Abonnement unterschiedlich angezeigt werden. Sie müssen auch prüfen, ob die Lizenz direkt zugewiesen wird oder von einer Gruppe erhalten wird, um das Ziel für Änderungen zu bestimmen. Microsofts Anleitung zur Lizenzzuweisung und Fehlerbehebung erklärt beide Pfade und wie man auf Fehler prüft.

Wenn ein Benutzer sich anmelden kann, aber eine bestimmte App nicht öffnen kann, prüfen Sie Konto- und Lizenzprobleme getrennt. Indem Sie zuerst den Lizenzzuweisungsstatus auf dem Bildschirm der aktiven Benutzer, den Status der Serviceaktivierung und eventuelle Änderungsfehler überprüfen, können Sie unnötige Passwortzurücksetzungen vermeiden.

Was zu korrigieren ist, wenn ein Fehler auftritt

• Doppelter Benutzername: Überprüfen Sie vorhandene Benutzer, gelöschte Benutzer und bereits verwendete E-Mails. Legen Sie für eine Person mit einem bereits vorhandenen Konto kein zweites Konto unter einem neuen Namen an.
• Fehler bei der Lizenzzuweisung: Prüfen Sie auf zu wenige verfügbare Benutzerlizenzen, falschen Nutzungsstandort und widersprüchliche Servicepläne. Nachdem die Ursache des Fehlers behoben wurde, verarbeiten Sie die Zuweisung erneut und lesen Sie den Erfolgstatus erneut ab.
• Gesperrter Name/Eigenschaft in Grau: Überprüfen Sie, ob es sich um ein synchronisiertes Konto handelt, und fordern Sie Änderungen beim ursprünglichen Verzeichnisadministrator an.
• Falsch ausgewählte App: Stellen Sie nur die notwendigen Elemente basierend auf der Liste vor der Änderung wieder her. Das Löschen und Neueinrichten eines Benutzers ist keine routinemäßige Methode, um Einstellungen rückgängig zu machen.