사용자 사서함, 공유 사서함, 별칭은 언제 사용하나요?

직원 한 사람의 메일과 일정은 사용자 사서함, 여러 담당자가 같은 주소의 메일을 읽고 답해야 한다면 공유 사서함, 한 사람이 기존 사서함에서 다른 주소로도 메일을 받으려면 별칭을 사용합니다. 세 방식은 받은편지함의 수, 로그인 방식, 발신 권한이 다릅니다.

사서함과 별칭의 차이

Microsoft의 Exchange Online 받는 사람 유형과 추가 메일 주소 안내를 보면, 별칭으로 받은 메시지는 기존 사서함에 도착합니다. 별칭은 독립적인 담당자 목록이나 별도 보관함이 필요한 상황의 해결책이 아닙니다.

상황별로 무엇을 선택할까요?

• 직원에게 개인 메일이 필요: 사용자 계정과 사용자 사서함을 사용합니다. 퇴사 인계 절차도 개인 데이터와 분리해 설계합니다.
• support@와 같은 주소를 여러 사람이 처리: 공유 사서함을 검토합니다. 읽기 권한과 발신 권한을 각각 정해야 합니다.
• sales@가 한 담당자의 기존 주소로 도착하면 충분: 기존 사용자 사서함에 별칭을 추가할 수 있습니다. 담당자가 바뀌기 쉽거나 공동 처리가 필요하면 공유 사서함이 더 적합할 수 있습니다.
• 공지 메일을 여러 수신자에게 배포: 별도의 사서함보다 메일 그룹이 적합한지 검토합니다.

공유 사서함의 라이선스는 항상 무료인가요?

아닙니다. Microsoft의 공유 사서함 설명에 따르면 기본 조건에서 별도 라이선스 없이 사용할 수 있지만, 사서함 크기나 보관·소송 보존 같은 기능에는 추가 라이선스가 필요합니다. 구성원도 자신의 사용자 계정과 필요한 서비스 권리를 갖고 있어야 합니다. 제품 조건이 바뀔 수 있으므로 실제 사용량과 최신 라이선스 문서를 확인하세요.

현재 주소 유형 확인하기

1. Exchange 관리 센터의 [받는 사람] → [사서함]에서 주소를 검색합니다. 사용자 사서함인지 공유 사서함인지 유형을 확인합니다.

2. 대상 사서함의 메일 주소 목록에서 기본 주소와 추가 주소를 확인합니다. 추가 주소가 있다고 새 사서함이 만들어진 것은 아닙니다.
3. 공유 사서함이라면 위임 권한도 확인합니다. 읽기·관리 권한만 있으면 해당 주소로 보낼 수 있다는 뜻은 아닙니다.

기존 주소를 다른 유형으로 바꾸려면 메일 흐름, 발신 주소, 과거 메일, 권한과 데이터 보존 영향을 먼저 검토해야 합니다. 이름만 바꾸는 작업으로 처리하지 마세요.