Microsoft 365 / Desligamento: bloquear acesso e transferir e-mail e OneDrive

No desligamento de funcionários no Microsoft 365, o acesso deve ser bloqueado primeiro, depois a entrega de dados de e-mail e OneDrive deve ser verificada, e finalmente devem ser tomadas decisões sobre a licença e a exclusão da conta. Se a licença for removida primeiro ou a conta for excluída imediatamente, pode se tornar difícil acessar os dados necessários. Certifique-se de revisar juntos os procedimentos de retenção da organização, os requisitos legais e os procedimentos de recursos humanos (RH).

Decisões a serem tomadas antes do desligamento

Registre o horário de bloqueio de acesso, a pessoa responsável pela entrega, e-mails/arquivos/materiais do Teams que precisam ser retidos, o método de manuseio para dispositivos pessoais e da empresa e a data planejada de exclusão da conta. Se houver obrigações legais de retenção ou se o funcionário estiver sujeito a investigação, consulte o pessoal jurídico/de segurança antes de prosseguir com os procedimentos padrão de exclusão. Em um ambiente de identidade híbrida, que conecta identidades locais e na nuvem, verifique também a conta local e o status de sincronização.

A Microsoft descreve o procedimento de desligamento de funcionários em etapas de bloqueio de acesso, retenção de dados, tratamento de dispositivos, entrega e exclusão da conta. As opções disponíveis dependem das políticas e licenças da organização.

Não escolha a conta apenas pelo nome exibido. Compare o endereço completo de login e a organização do funcionário antes de fazer alterações.

Na lista de tarefas, crie itens separados para “Bloqueio de Acesso”, “Transferência de Dados”, “Substituição de Proprietário” e “Manipulação de Produto/Conta.” Mesmo que o administrador de tecnologia da informação (TI) tenha concluído o bloqueio, o desligamento total não está completo se o departamento não tiver verificado os dados. Além disso, verifique se o usuário é o único proprietário de equipes, grupos ou aplicativos compartilhados, e prepare um proprietário substituto.

Comece bloqueando o acesso

1. No centro de administração do Microsoft 365, abra Usuários → Usuários ativos e verifique o endereço completo de login e o locatário antes de selecionar a conta. Use um administrador autorizado a gerenciar esse alvo; permissões para redefinir senhas ou encerrar sessões de usuários comuns não cobrem automaticamente administradores privilegiados.
2. Bloqueie o login do usuário alvo e redefina a senha. Além disso, considere medidas para invalidar sessões de login existentes. Não presuma que apenas alterar a senha encerrará imediatamente as sessões existentes.
3. Verifique a função de administrador, grupos, acesso a aplicativos, integração com serviços externos e registro de dispositivos, e remova ou revogue conforme necessário. Ao remover dados da empresa de um dispositivo móvel, primeiro verifique seu impacto nos dados pessoais.

Nos detalhes do usuário selecionado, escolha Bloquear entrada → Bloquear a entrada deste usuário → Salvar alterações. Redefina a senha e use Conta → Sair de todas as sessões como ações separadas. O procedimento de bloqueio de acesso e saída da sessão da Microsoft observa que o bloqueio da conta pode levar até 24 horas para entrar em vigor e que tokens existentes ou a sessão atual do serviço podem atrasar a saída. Não interprete uma configuração salva como prova de que todos os aplicativos já pararam imediatamente. Para contenção urgente, faça com que a equipe de segurança avalie restrições adicionais específicas do serviço.

Verifique o estado da conta salva e os registros de login relevantes. Não obtenha as credenciais do ex-funcionário nem se passe por ele para verificar o resultado. Entrar com uma conta de teste não relacionada não estabelece que o funcionário que está saindo tenha sido bloqueado; avalie o status dessa conta e as ações realizadas em suas sessões.

Como faço para transferir e-mails e OneDrive?

Para manter a continuidade dos negócios, escolha como entregar o correio. Conversão em caixa compartilhada, acesso delegado e exportação de mensagens podem ter requisitos diferentes de licença e retenção. Aprove os destinatários e o período de qualquer encaminhamento automático, devido aos riscos de privacidade e saída de informações. Consulte o guia da Microsoft para entregar dados do Outlook e do OneDrive para os procedimentos compatíveis.

Parta de uma caixa de correio de usuário licenciada e abra Usuários → Usuários ativos → o usuário → Email → Converter em caixa de correio compartilhada → Converter. Confira o tipo resultante antes de remover licenças; retirá-las antes pode ocultar a opção de conversão. O guia de conversão de caixas de correio da Microsoft informa o limite de 50 GB para uma caixa compartilhada sem licença. Capacidade maior, arquivamento e recursos de preservação legal podem exigir licenças adicionais. A conversão não autoriza automaticamente a remoção de todas as licenças.

A conta de usuário base de uma caixa de correio compartilhada não deve ser excluída. Mesmo que o usuário tenha saído, a conta conectada é necessária enquanto a caixa de correio compartilhada for mantida. O login direto deve permanecer bloqueado, e conceda ao sucessor permissões de leitura e envio em delegação para que ele possa acessá-la usando sua própria conta. Revise as regras da caixa de entrada e as configurações de encaminhamento, pois elas podem permanecer, para garantir que a caixa esteja no estado desejado.

Para o OneDrive, concorde com o proprietário receptor, os arquivos necessários e o período de acesso. Para uso empresarial de longo prazo, mover o material necessário para um site de equipe do SharePoint apropriado pode ser preferível a dar a outro funcionário acesso indefinido a toda a área de armazenamento pessoal de trabalho. Verifique os links e destinatários existentes após a transferência.

Ordem para verificação e transferência de arquivos do OneDrive

1. Um administrador autorizado abre Usuários → Usuários ativos → o usuário → OneDrive → Obter acesso a arquivos → Criar link para arquivos. Use este caminho administrativo suportado, não a senha do funcionário. Confirme que a conta e o conteúdo estão em um estado que permite acesso; conteúdo arquivado ou de outra forma restrito e sem licença pode exigir licença suportada ou reativação primeiro.
2. Defina com o responsável pelo trabalho as pastas e arquivos necessários, o destino final e os requisitos de retenção. Limite o acesso ao escopo aprovado e indique os responsáveis, em vez de conceder acesso indefinido a todo o armazenamento pessoal de trabalho do funcionário.
3. Use um método de mover ou copiar compatível para transferir os arquivos necessários para o destino aprovado, como um site da equipe. Não presuma que uma cópia ou download inclua o histórico de versões. O guia de desligamento alerta sobre transferências apenas da versão mais recente; se versões anteriores precisarem ser mantidas, valide o método escolhido e o histórico do destino antes de remover o original. Verifique também os links e permissões.
4. Abra documentos importantes com a conta do sucessor e verifique se o conteúdo, as permissões e o histórico necessário existem. Não considere a transferência concluída apenas porque o número de arquivos corresponde.
5. Remova o acesso administrativo temporário quando ele não for mais necessário e registre a alteração. O guia de transferência fornece um caminho para o Administrador do SharePoint através do Centro de administração do SharePoint → Mais recursos → Perfis de usuário → Abrir → Gerenciar perfis de usuário → o usuário anterior → Gerenciar proprietários do conjunto de sites. Remova o administrador desnecessário da lista de administradores da coleção de sites e verifique o resultado salvo; mantenha qualquer acesso ainda necessário por um proprietário aprovado.

Se a conta ou o OneDrive já tiver sido excluído, o caminho de usuário ativo não se aplica. Consulte o guia da Microsoft para restaurar um OneDrive excluído e verifique se a recuperação é possível. A retenção do OneDrive de usuários excluídos é configurável, com padrão de 30 dias, seguida por um período separado de 93 dias como site excluído, durante o qual um administrador do SharePoint pode restaurá-lo. Não confunda esses períodos com a lixeira de um arquivo individual. As opções da guia OneDrive de usuários ativos não são compatíveis com locatários Multi-Geo; use o caminho documentado adequado ao ambiente.

Verificações antes da remoção de licença e exclusão de conta

• Confirme que o email, OneDrive, Teams, etc., foram entregues e que a pessoa responsável consegue acessar os materiais.
• Verifique os requisitos de licença necessários para a conversão de caixa de correio compartilhada ou políticas de retenção. Nem todas as caixas de correio compartilhadas são sempre operadas sem uma licença.
• Revise auditoria/retenção legal, período de recuperação e regras internas de manutenção de registros.
• Em seguida, obtenha a aprovação para o momento de remoção da licença e exclusão da conta, execute-a e mantenha um registro da conclusão.

É seguro deixar a conta apenas removendo a licença?

Uma conta OneDrive sem licença não é um arquivo gratuito por tempo indefinido. Para os clientes abrangidos por esta política da Microsoft, o ciclo padrão coloca a conta em somente leitura após 60 dias sem licença e a arquiva, ou a processa conforme o estado da conta e da retenção, após 93 dias. Licenciamento, cobrança e reativação podem afetar o acesso. Essas alterações não se aplicam a clientes educacionais, Government Community Cloud ou Departamento de Defesa dos Estados Unidos. O período de armazenamento ativo configurado pela organização pode alterar os prazos padrão; consulte os controles de Standard storage para contas OneDrive sem licença da Microsoft.

Desde 1º de julho de 2026, as contas OneDrive sem licença abrangidas pela política e sem cobertura de uma licença paga ou opção aplicável de cobrança ou armazenamento acumulam um período de 365 dias sem pagamento. Para contas que já estavam nessa situação em 1º de julho de 2026, o risco de exclusão não começa antes de 1º de julho de 2027. Nos casos posteriores, depende de quando os 365 dias acumulados forem alcançados. Manter a conta de usuário não basta como plano de preservação. Confira o guia da Microsoft de gerenciamento de contas OneDrive sem licença e Centro de administração do SharePoint → Relatórios → Contas do OneDrive para o estado e as condições de retenção e cobrança. O responsável pela conformidade deve aprovar uma solução adequada de licenciamento, armazenamento e arquivamento.

O período de recuperação após exclusão e o comportamento de retenção de dados variam dependendo do serviço e das configurações. O registro final inclui o estado do bloqueio, ações da sessão, pessoa que confirmou a entrega dos dados, se a conta será retida devido a caixas de correio compartilhadas, licenças revogadas, permissões restantes de administrador/aplicativo/dispositivo e a próxima data de revisão. Se o alvo errado foi processado, interrompa alterações adicionais, verifique o status atual e os serviços afetados e, em seguida, prossiga com os procedimentos de recuperação aprovados.