Microsoft 365 / 离职员工访问阻止与邮件、OneDrive交接顺序
在 Microsoft 365 离职员工处理过程中，应先阻止访问，再确认邮件·OneDrive 数据移交，然后决定是否回收许可证和删除帐户。如果先回收许可证或立即删除帐户，可能会导致无法访问所需数据。请同时确认组织的保留、法律要求及人事流程。
离职处理前需决定的事项
记录访问阻止时间、移交负责人、需保留的邮件·文件·Teams 资料、个人设备和公司设备的处理方式、帐户删除预计日期。如果涉及法律保留或调查，应在执行一般删除程序前与法务及安全负责人协商。在混合 ID 环境中，还需确认本地帐户与同步状态。
Microsoft 将 离职员工处理流程 分为访问阻止、数据保留、设备处理、移交及帐户删除等步骤。具体方法会根据组织策略和许可证情况有所不同。
操作对象不是仅凭显示名称选择，而是通过完整登录地址和所属组织进行识别。
在工作表中将“访问阻止”、“资料交接”、“所有者更换”、“产品·帐户处理”作为单独项目列出。即便 IT 负责人已完成阻止，如果部门负责人尚未确认资料，则整个离职处理并未完成。还要确认是否为公共团队·组·应用的唯一所有者，并准备替代所有者。
从访问阻止开始
- 在 Microsoft 365 管理中心的 [用户] → [活动用户] 中再次确认目标帐户。核对登录名称，避免错误选择同名的其他用户。
- 阻止目标用户的登录并重置密码。同时考虑使现有登录会话失效的措施。不要仅假设更改密码就能立即结束现有会话。
- 确认管理员角色、组、应用访问、外部服务联动及设备注册，并根据需要进行移除或收回。删除移动设备上的公司数据前，首先确认对个人数据的影响。
在用户详细的 登录阻止 中保存阻止，并确认执行 帐户 → 注销所有会话 的路径。更改密码和注销会话是不同的操作。微软的访问阻止程序 说明根据现有的令牌和服务状态可能会有反映延迟，因此不一定所有应用会立即关闭。在紧急情况下，安全负责人应决定是否为各个服务同时采取额外阻止措施。
阻止访问后，不要以其他测试帐户的登录结果推断该离职帐户已经被阻止。请通过管理界面的状态和相关登录记录来验证阻止结果。
如何交接邮件和 OneDrive？
如果需要业务连续性，请先确定邮件邮箱的交接方式。共享邮箱切换、授权其他员工访问、导出所需邮件等，每项操作的许可和保留条件可能不同。自动转发存在个人信息和外泄风险，因此需要批准接收对象和时间。请在微软的 邮件及 OneDrive 数据交接指南 中查看当前支持的流程。
如果继续通过共享邮箱进行操作，请在有许可证的用户邮箱中执行从活动用户 → 目标用户 → 邮件 → 共享邮箱的转换，并确认结果。转换前如果移除许可证，转换选项可能不会显示。请根据共享邮箱转换指南确认容量、存储、保留条件及所需许可证。
共享邮箱的基础用户帐户不能被删除。即使是离职人员，在维持共享邮箱期间仍然需要关联帐户。直接登录权限应继续阻止，并授予继任者读取和发送委派权限，以便其通过自身帐户访问。收到的邮件规则和转发设置也可能保留，请检查是否符合预期状态。
OneDrive在交接时应先确定所需资料的所有权及访问期限。与其无限期授予其他员工访问权限，不如将所需文件移至适当的SharePoint团队网站，更适合长期运营。同时确认文件链接和共享对象。
检查OneDrive文件并进行交接的顺序
- 已批准的管理员打开 用户 → 活动用户 → 目标用户 → OneDrive。通过支持的路径访问，例如文件访问的 创建文件链接。不要获取用户帐户的密码来登录。
- 与业务负责人确定所需的文件夹·文件列表、最终存储位置和保存要求。与其无限期公开整个个人工作存储，不如确定所需范围和负责人。
- 通过支持的移动·复制方式移交到团队网站等批准的位置。版本历史记录·现有链接·权限的处理方式需根据使用的方法确认。
- 用接任者帐户打开重要文档，确认内容·权限·所需历史记录是否完整。仅文件数量相同不能判断移交完成。
- 完成移交后，收回不必要的临时管理访问权限。在 SharePoint 管理中心的用户配置文件·网站管理员管理等官方移交文档支持路径中确认并留下记录。
如果帐户或 OneDrive 已被删除，则无法继续使用此活动用户路径。必须先确认已删除 OneDrive 是否可以恢复。在 Multi-Geo 环境中，管理路径也可能受到限制，因此请对照当前官方文档的适用范围。
许可回收和帐户删除前检查
- 确认邮件、OneDrive、Teams 等已经交接完成，并且负责人可以访问相关资料。
- 确认共享邮箱切换或保留策略所需的许可条件。并非所有共享邮箱都始终以无许可方式运行。
- 审查审计、法律保留、恢复期限以及内部记录保存规则。
- 之后获得批准执行许可回收和帐户删除，并留下完成记录。
只移除许可而保留帐户是否安全？
不要假设无许可证 OneDrive 会无限期免费成为存储库。在当前的基本流程中，无许可证状态在 60 天后可能只能读取，93 天后可能会进行存档或根据帐户及保留状态进行后续处理。组织的活动存储期限设置以及付费存档和重新激活条件也会产生影响。
自2026年7月起还需考虑累积欠费期限等新的删除风险条件，因此长期存储不能仅决定为“仅保留用户”。请参考无许可证 OneDrive 帐户管理指南以及 SharePoint 管理中心的 报告 → OneDrive 帐户，确认无许可证日期、存档状态、保留及计费条件。如果存在实际保留需求，组织的合规负责人应共同审查许可证、存储及存档方式。
删除后的恢复期和数据保留操作因服务和设置而异。最终记录将保留阻止状态、会话操作、数据交接确认人、因共享邮箱而需保留的帐户、回收的许可证、剩余管理员、应用和设备权限及复核日期。若处理了错误的对象，应停止进一步修改，确认当前状态及受影响的服务后，再执行批准的恢复程序。
