보안 그룹, 메일 그룹, Microsoft 365 그룹의 차이와 선택 기준

Microsoft 365에서 보안 그룹은 리소스 접근 권한을 묶는 데, 메일 그룹은 여러 사람에게 메일을 배포하는 데, Microsoft 365 그룹은 메일·파일·일정 등 공동 작업 공간의 구성원을 관리하는 데 주로 사용합니다. 이름이 비슷해도 용도와 연결되는 서비스가 다르므로 먼저 무엇을 공유할지 정하세요.

세 가지 그룹은 어떻게 다른가요?

Microsoft의 그룹 유형 비교는 메일 사용 가능 여부, 동적 구성원 지원과 연결 서비스의 차이를 설명합니다. 보안 그룹에 메일 기능이 필요한 경우 메일 사용 보안 그룹이라는 별도 유형도 있습니다. 단순히 이름이 같다고 서로 변환하거나 대체할 수 있는 것은 아닙니다.

어떤 그룹을 선택해야 하나요?

• 읽기·편집 권한을 여러 사람에게 한 번에 부여하려면: 보안 그룹을 먼저 검토합니다. 실제 리소스에서 해당 그룹을 권한 주체로 지원하는지도 확인하세요.
• 여러 사람에게 메일만 보내려면: 메일 그룹을 검토합니다. 공동 사서함이나 파일 공간이 자동으로 필요한 것은 아닙니다.
• 같은 구성원이 메일, 일정, 파일과 Teams를 함께 사용하려면: Microsoft 365 그룹을 검토합니다. Teams 팀은 Microsoft 365 그룹의 구성원 관계와 연결됩니다.
• 여러 사람이 하나의 주소로 수신하고 답장해야 한다면: 그룹보다 공유 사서함이 적합할 수 있습니다.

그룹을 만들기 전의 설계 순서

1. 그룹의 목적을 한 문장으로 적습니다. 예를 들어 “영업 공지 수신”과 “영업팀 문서 편집 권한”은 서로 다른 목적입니다.
2. 구성원을 누가 추가·제거할지, 소유자가 퇴사하면 누가 인계할지 정합니다. 소유자 없는 그룹은 방치되기 쉽습니다.
3. 외부 사용자 포함 여부와 그룹 주소에 외부 발신자가 메일을 보낼 수 있는지 검토합니다. 기본값을 추정하지 않습니다.
4. Microsoft 365 관리 센터의 [팀 및 그룹] → [활성 팀 및 그룹]에서 유형을 선택해 생성합니다. 역할 또는 라이선스에 따라 일부 유형이 보이지 않을 수 있습니다.

5. 소유자와 구성원을 넣고 관련 서비스에서 예상한 권한이나 메일 전달이 동작하는지 시험합니다. 그룹을 만들었다는 사실만으로 특정 사이트 접근 권한이 생겼다고 가정하지 않습니다.

나중에 그룹 유형을 바꿀 수 있나요?

그룹 유형은 기능 모델 자체가 다르므로 간단한 이름 변경처럼 생각하면 안 됩니다. 새 그룹이 필요하다면 주소, 구성원, 연결된 SharePoint·Teams 리소스, 권한과 메일 흐름을 검토한 뒤 이전 계획을 세우세요. 특히 기존 Microsoft 365 그룹을 삭제하면 연결된 공동 작업 데이터에 영향을 줄 수 있습니다.