우리 조직에 필요한 Microsoft 365 라이선스는 어떻게 고르나요?

조직에 필요한 Microsoft 365 라이선스는 제품 이름보다 사용자별 업무와 필요한 기능을 기준으로 고르는 것이 안전합니다. 먼저 웹 앱만 쓰는지, 데스크톱 Office 앱이 필요한지, 기기 관리와 고급 보안이 필요한지를 구분하세요. 같은 조직에서도 사용자마다 다른 라이선스를 할당할 수 있습니다.

구입 전에 확인할 네 가지

• 사용자 수와 유형: 정규직, 현장 직원, 공유 기기 사용자, 외부 협력자를 구분합니다. 공유 계정으로 여러 사람의 라이선스를 대신하는 방식은 피합니다.
• 앱 사용 방식: 브라우저와 모바일 앱으로 충분한지, Windows·Mac에 설치하는 데스크톱 앱이 필요한지 확인합니다.
• 서비스: 회사 메일, Teams, OneDrive, SharePoint가 실제로 필요한지 확인합니다. 지역·구입 시점에 따라 Teams 포함 여부가 달라질 수 있습니다.
• 보안·기기 관리: 조건부 액세스, Intune, 엔드포인트 보호 같은 기능이 필요한지 확인합니다. 이름이 비슷한 보안 제품도 포함 범위가 다를 수 있습니다.

라이선스는 제품별로 묶인 권리입니다. 서비스를 사용할 권리와 테넌트를 관리할 권한은 별개입니다. 어떤 기능이 포함되는지는 구입 직전 Microsoft 365 및 Office 365 플랜별 서비스 설명과 실제 견적의 제품명을 대조하세요.

Business Basic, Standard, Premium의 선택 기준

이 표는 출발점이지 기능 보증표가 아닙니다. Microsoft의 Business 플랜 비교에서 현재 판매 구성과 Teams 포함 여부를 확인하세요. Microsoft는 Business Premium FAQ에서 Business 계열 플랜의 좌석 제한을 설명합니다. 구입 경로와 계약 유형에 따른 조건도 확인해야 합니다.

라이선스 후보를 좁히는 실제 순서

1. 직무를 기준으로 사용자 그룹을 만듭니다. 예를 들어 사무직은 데스크톱 앱과 메일, 현장 직원은 모바일 접속, 관리 대상 노트북 사용자는 기기 관리가 필요할 수 있습니다.
2. 각 그룹의 필수 기능과 선택 기능을 나눕니다. 현재 쓰지 않는 기능을 막연히 넣지 말고, 도입 일정과 운영 담당자를 기록합니다.
3. 후보 플랜의 서비스 설명에서 기능과 제한을 대조합니다. 특히 저장 용량, 메일 기능, 보안 기능, Teams 제공 방식은 제품 SKU에 따라 확인합니다.
4. 예상 사용자 수와 예비 좌석을 계산한 뒤 구매 방식, 월·연간 약정, 세금과 갱신 조건을 비교합니다. 가격은 지역·통화·시점에 따라 달라지므로 본문에 고정 금액을 적지 않습니다.
5. 소수의 사용자에게 먼저 할당해 앱 활성화, 메일, 파일 공유, 필요한 보안 정책이 실제로 동작하는지 확인합니다.

현재 보유한 라이선스 확인하기

Microsoft 365 관리 센터의 [청구] → [제품]에서 보유한 구독과 사용 가능한 좌석을 확인하고, [사용자] → [활성 사용자]에서 특정 사용자의 라이선스 할당 상태를 확인합니다. 화면의 메뉴 이름이나 표시 항목은 구매 경로와 역할에 따라 다를 수 있습니다. 리셀러를 통해 구입했다면 수량 변경과 청구 업무는 해당 파트너의 절차를 따라야 할 수 있습니다.

라이선스를 바꾸기 전에는 사용 중인 서비스와 데이터 보존에 미치는 영향을 검토하세요. 특히 메일 또는 저장소 서비스가 제거되는 변경은 단순한 앱 변경이 아닙니다. 변경 후에는 사용자에게 필요한 앱과 서비스가 정상적으로 열리는지 확인합니다.