엑셀 / PDF 형식으로 저장하는 방법

엑셀은 별도 변환 프로그램 없이 [다른 이름으로 저장]에서 파일 형식을 PDF로 선택해 저장할 수 있습니다. 저장 옵션에서 선택 영역·활성 시트·전체 통합 문서 등의 범위를 정합니다. PDF는 화면의 모든 셀을 그대로 한 장에 캡처하는 것이 아니라 인쇄 배치에 따라 페이지를 만듭니다.

저장 전 인쇄 배치 확인

먼저 Ctrl+S로 원본 통합 문서를 저장하고 Ctrl+P로 미리 보기를 확인합니다. 용지 크기·방향·여백과 인쇄 영역이 맞는지 살펴보세요. 표가 가로로 잘리면 가로 방향이나 너비를 한 페이지에 맞추는 배율을 검토하되 글자가 너무 작아지지 않도록 합니다.

숨긴 행·열이나 선택하지 않은 시트가 출력 범위에서 어떻게 처리되는지도 확인합니다. PDF 변환을 개인정보 제거 기능으로 생각하지 말고 실제로 포함할 내용 자체를 검토하세요.

PDF 형식으로 저장하기

1. F12 또는 [파일] → [다른 이름으로 저장] → [찾아보기]로 저장 창을 엽니다. 파일 이름·폴더를 정하고 파일 형식을 PDF로 선택합니다. 기존 PDF를 덮어쓸지 확인하세요.

2. [옵션]에서 저장할 범위를 지정합니다. 일부 데이터만 필요하면 선택 영역, 현재 시트만 필요하면 활성 시트, 여러 시트를 모두 넣으려면 전체 통합 문서 등 목적에 맞는 항목을 선택합니다. 활성 시트가 여러 개 그룹 선택되어 있는지도 확인합니다.

옵션을 적용한 뒤 저장합니다. [파일] → [내보내기]의 PDF/XPS 만들기를 사용하는 경로도 있지만 같은 출력 범위와 배치를 확인해야 합니다.

기능과 적용 제품은 Microsoft의 Office PDF 저장 안내에서 확인할 수 있습니다.

저장된 PDF 확인하기

저장한 PDF를 직접 열어 첫 페이지·마지막 페이지와 총 페이지 수를 확인합니다. 표 끝 열이 잘리거나 빈 페이지가 생기지 않았는지, 한글과 기호·차트가 제대로 보이는지 살펴봅니다. 전달할 파일이 최신 저장본인지도 확인하세요.

PDF에서는 원래 Excel 수식을 그대로 편집하는 작업을 할 수 없으므로 수정 가능한 원본 파일은 따로 보관합니다. PDF라고 해서 무단 복사·재편집이 불가능하거나 기밀 정보가 자동 보호되는 것은 아닙니다.

빈 페이지나 작은 글씨가 나올 때

필요 없는 셀에 서식이 멀리 적용되거나 인쇄 영역이 넓게 지정되어 있으면 빈 페이지가 생길 수 있습니다. 전체를 한 페이지에 강제로 맞추면 글자가 지나치게 작아질 수 있으므로 인쇄 영역과 페이지 배율을 함께 조정합니다. 일부 데이터만 출력하려면 선택 영역 인쇄와 같은 범위 판단을 적용할 수 있습니다.