Microsoft 365 / Teams: Team erstellen und Besitzer, Mitglieder und Gäste verwalten

Um ein Team als Administrator zu erstellen, öffnen Sie im Teams-Admincenter Teams → Teams verwalten → Hinzufügen, und weisen Sie dann die entsprechenden Besitzer und Mitglieder zu. Bestimmen Sie den Umfang der Zusammenarbeit und die verantwortlichen Besitzer, bevor Sie es erstellen, und überprüfen Sie diese Rollen regelmäßig. Gästeeinladungen hängen ebenfalls von den externen Zusammenarbeitsrichtlinien Ihrer Organisation ab.

Vor der Erstellung eines Teams planen

• Entscheiden Sie, ob die Arbeit in einem Kanal eines bestehenden Teams bearbeitet werden kann oder ob eine separate Mitgliederliste und eine eigene Dateisite benötigt werden.
• Ziehen Sie in Betracht, mehrere Besitzer für die Managementverantwortung nach Abschluss des Projekts zu haben. Ernennen Sie eine zuständige Person für die Übergabe, um zu verhindern, dass Teams ohne Besitzer existieren.
• Entscheiden Sie, ob das Team öffentlich oder privat sein soll und ob externe Zusammenarbeit erforderlich ist. Öffentliche Teams können innerhalb der Organisation leichter gefunden werden und eine breitere Teilnahme ermöglichen.
• Entscheiden Sie über den Teamnamen, die Beschreibung und die Klassifizierungskriterien und überprüfen Sie die Freigaberichtlinien und Vertraulichkeitsbezeichnungen, falls es sensible Materialien gibt.

Unterscheiden Sie zwischen Administratorrollen und Rollen innerhalb des Teams

Teambesitzer zu sein bedeutet nicht, dass man für Teams in der gesamten Organisation ein Administrator wird. Ob Mitglieder Kanäle erstellen oder Apps hinzufügen können, hängt ebenfalls von den Richtlinien des Teams und der Organisation ab. Verwenden Sie die Berechtigungen des Teambesitzers oder die Rolle des Organisationsadministrators, die für die Aufgabe geeignet ist; weisen Sie nicht nur zum Mitwirken die Rolle eines Organisationsadministrators zu. Interne Benutzer sollten außerdem prüfen, ob die Nutzungsrechte für Teams in der tatsächlich gekauften Konfiguration enthalten sind.

Ein Team erstellen und Personen hinzufügen

1. Im Teams-Admincenter suchen Sie nach bestehenden Teams unter [Teams] → [Teams verwalten]. Es gibt auch Organisationen, die es Nutzern erlauben, Teams direkt aus der Teams-App zu erstellen.
2. Für ein neues Team wählen Sie Hinzufügen, geben Sie dessen Namen und Beschreibung ein und wählen Sie öffentlichen oder privaten Zugriff. Um eine bestehende Microsoft 365-Gruppe wiederzuverwenden, verwenden Sie den Teams-App-Weg Neue Elemente → Neues Team → Weitere Optionen zum Erstellen von Teams → Aus einer Gruppe, und wählen Sie dann eine berechtigte Gruppe aus, die Ihnen gehört und die noch kein Team hat. Dies verbindet die bestehende Gruppe, anstatt ein doppeltes Team mit demselben Namen zu erstellen. Die Anleitung von Microsoft zum Erstellen eines Teams aus einer bestehenden Gruppe erläutert die Berechtigungsbedingungen und Einstiegspunkte des Clients.

3. Auf der Registerkarte [Mitglieder] in den Teamdetails fügen Sie Besitzer und Mitglieder hinzu. Besitzer verwalten die Teameinstellungen und Mitgliedsverwaltung, während normale Mitglieder die erlaubten kollaborativen Aufgaben ausführen.
4. Wenn externe Personen benötigt werden, prüfen Sie die Richtlinie zur Gästeeinladung und den Zweck dieses Teams, bevor Sie sie innerhalb eines begrenzten Umfangs hinzufügen. Externer Zugriff (Chat/Meeting) und die Teilnahme an einem Team als Gast sind unterschiedliche Einstellungen.

5. Bitten Sie ausgewählte Teammitglieder und Gäste, sich mit ihren eigenen Konten anzumelden und den vorgesehenen Kanal und Dateizugriff zu überprüfen. Bestätigen Sie, dass Gäste die erlaubten Ressourcen erreichen können und dass der Zugriffsumfang zum genehmigten Zweck passt. Warten Sie ab, bis Richtlinien- und Berechtigungsänderungen wirksam geworden sind, bevor Sie eine fehlgeschlagene Überprüfung wiederholen.

Microsofts Teams Admin Center Management-Handbuch und Dokument zu Besitzern- und Mitgliederrollen geben Hinweise darauf, wo die Teamliste zu finden ist und wie Mitglieder geändert werden können.

Wählen Sie den Teamnamen, um die Registerkarte Mitglieder (Members) im Detail zu öffnen, fügen Sie die verantwortliche Person hinzu und weisen Sie die Rolle als Besitzer oder Mitglied zu. Wenn Sie vorhaben, mehrere Betriebsleiter zu haben, stellen Sie sicher, dass die Anzahl der Besitzer und Kontoadressen Ihrem Plan entspricht. Lassen Sie keinen scheidenden Mitarbeiter als einzigen Besitzer zurück. Überprüfen Sie nach der Erstellung des Teams dessen Sichtbarkeit (öffentlich oder privat), Besitzer und Gästeanzahl in der Teamliste oder den Details, um es von ähnlichen Teams zu unterscheiden.

Externer Zugriff und Gäste-Teilnahme sind unterschiedlich

Externer Zugriff ist eine Funktion, die verwendet wird, um Personen aus anderen Organisationen zum Chatten oder Anrufen zu finden. Nur dies zu erlauben, gewährt keinen Zugriff auf die Kanäle oder Dateien Ihres Unternehmens-Teams. Gastzugang ist die Methode, externe Personen zum Team einzuladen, damit sie an erlaubten Materialien und Unterhaltungen teilnehmen können, wodurch ein externes Kollaborationskonto im Verzeichnis der Organisation erstellt wird. Microsofts Vergleich von externem und Gastzugang unterscheidet zwischen den beiden Bereichen.

Jemanden zu einem Team einzuladen, kann den Umfang teamweiter Materialien, wie Standardkanäle, beeinflussen. Entscheiden Sie zuerst, ob Sie dem Partner nur eine einzelne Datei zeigen müssen oder ob eine vollständige Projektbeteiligung erforderlich ist. Wenn das Team vertrauliche interne Materialien enthält, sollten Sie separate Kollaborationsbereiche oder eingeschränkte Dateifreigaben in Betracht ziehen.

1. Überprüfen Sie mit dem Administrator, ob der Gastzugang von Teams, die Microsoft 365-Gruppen- und Microsoft Entra-Externe Zusammenarbeit sowie die SharePoint-Freigaberichtlinien der Organisation dies erlauben.
2. Ein genehmigter Teambesitzer öffnet in der Teams-App die Weitere Teamoptionen → Mitglied hinzufügen des Teams und gibt die genaue E-Mail-Adresse des Gastes ein. Verwechseln Sie den Gast nicht mit einem bestehenden Konto, das einen ähnlichen Namen hat.
3. Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Gastes und senden Sie dann die Einladung. Befolgen Sie Microsofts Verfahren zum Hinzufügen von Gästen und bitten Sie den Gast, die Einladung anzunehmen.
4. Bitten Sie den Gast, in Teams zu der Organisation zu wechseln, die ihn eingeladen hat und die tatsächlichen Kanäle sowie Testdateien zu öffnen. Das Versenden der Einladungs-E-Mail und der erfolgreiche Zugriff auf die Materialien sind unterschiedliche Ergebnisse.

Testen Sie die Berechtigungen und prüfen Sie auf Einladungsfehler

Überprüfen Sie, ob reguläre Mitglieder das Team und die Standardkanäle sehen können und ob sie die erforderlichen Dateien öffnen und bearbeiten können. Für private oder freigegebene Kanäle überprüfen Sie dies separat mit den Kanalmitgliedern. Bei externen Benutzern stellen Sie sicher, dass die eingeladene E-Mail und das Login-Konto übereinstimmen und dass die richtige Organisation ausgewählt ist.

Wenn ein Gast nicht gesucht oder hinzugefügt werden kann, überprüfen Sie die Einladungsrichtlinie und die Domänenbeschränkungen. Wenn der Gast das Team betreten, aber dessen Dateien nicht öffnen kann, untersuchen Sie die SharePoint-Bedingungen für externes Teilen. Microsoft weist darauf hin, dass einem neu hinzugefügten Gast möglicherweise einige Stunden Zeit gegeben werden muss, bevor der Zugriff verfügbar ist. Da auch Änderungen an Richtlinien oder Berechtigungen Zeit benötigen können, notieren Sie die Zeit und die Fehlermeldung und erlauben Sie kein organisationsweites externes Teilen, ohne die Ursache zu identifizieren.

So überprüfen Sie Berechtigungen während des Betriebs

Überprüfen Sie regelmäßig Eigentümer, ehemalige Mitarbeiter und lange nicht genutzte Gäste und entfernen Sie unnötigen Zugriff. Das Entfernen von Personen aus einem Team kann den Zugriff auf die zugehörige SharePoint-Standardwebsite beeinträchtigen, aber gehen Sie nicht davon aus, dass separat erteilte Website-Berechtigungen oder geteilte Links automatisch entfernt werden. Überprüfen Sie bei sensiblen Dateien auch den Freigabestatus auf SharePoint.

Für die Übergabe der Teambesitzerrolle weisen Sie zuerst den neuen Besitzer zu und lassen ihn bestätigen, dass er das Team verwalten kann. Danach können Sie den bisherigen Besitzer zum Mitglied machen oder aus dem Team entfernen. Entfernen Sie irrtümlich hinzugefügte Personen aus dem betroffenen Team oder Kanal und prüfen Sie zusätzlich bestehende Dateifreigaben. Arbeitet ein aus diesem Team entfernter Gast noch in anderen Teams, prüfen Sie diese Abhängigkeiten, bevor Sie sein Verzeichniskonto löschen.

Das Löschen eines Teams unterscheidet sich davon, nur eine Person zu entfernen. Es kann die Aufbewahrung und Wiederherstellung der verknüpften Microsoft 365-Gruppen- und Site-Daten beeinflussen, daher sollten Sie zunächst die Richtlinie zum Projektabschluss und zur Datenaufbewahrung überprüfen.