Microsoft 365 / Wie Teams, Microsoft 365-Gruppen und SharePoint-Websites verbunden sind

Wenn Sie ein Team in Microsoft Teams erstellen, wird seine Mitgliedschaft über eine Microsoft 365-Gruppe verwaltet, und Dateien in Standardkanälen werden auf der verbundenen SharePoint-Website gespeichert. Das Verständnis des tatsächlichen Speicherorts und der Berechtigungsstruktur hilft Ihnen, die Dateien zu verwalten, die Sie in Teams sehen. Dies sind unterschiedliche Dienste mit verbundenen Ressourcen.

Rollen der drei Komponenten

Laut der Microsoft-Dokumentation zur Integration von Teams und SharePoint verwenden Standardkanäle jeweils einen Ordner auf der primären SharePoint-Website des Teams. Private und freigegebene Kanäle nutzen eigene Kanalwebsites; ihre Zugriffsrechte dürfen deshalb nicht mit denen der Standardkanäle gleichgesetzt werden.

Was passiert, wenn ein Team erstellt wird?

1. Während des Erstellungsprozesses eines Teams wird eine neue Microsoft 365-Gruppe erstellt oder eine bestehende Gruppe mit dem Team verbunden.
2. Die Besitzer-Mitglied-Beziehung des Teams ist mit der Gruppe verbunden, und die Standard-SharePoint-Teamwebsite wird als Dateispeicher verwendet.
3. Dateien, die in einen Standardkanal hochgeladen werden, werden innerhalb der Dokumentbibliothek der verbundenen Website verwaltet. Dateien in privaten oder freigegebenen Kanälen werden in einer separaten Kanal-Website gespeichert.

Teams und SharePoint können dieselbe gespeicherte Datei anzeigen, sodass das Bearbeiten oder Löschen in einer Oberfläche Auswirkungen darauf haben kann, was Sie in der anderen sehen. Überprüfen Sie die tatsächliche Website und Bibliothek, bevor Sie handeln. Dateien, die in einen Einzelchat oder Gruppenchat hochgeladen werden, werden im OneDrive for Business des Hochladenden gespeichert und mit diesem Gespräch geteilt; sie sind nicht automatisch Kanaldateien oder Dateien in einem persönlichen Consumer-OneDrive. Microsofts Teams-Dateispeicherleitfaden unterscheidet zwischen Kanal- und Chatspeicherung.

Wo liegen die Dateien der verschiedenen Kanaltypen?

Zum Beispiel, wenn ein Produktprojektteam Standardkanäle für „Planung“ und „Design“ hat, verwenden die beiden Kanäle unterschiedliche Ordner auf derselben zugrunde liegenden Website. Einfach einen Designkanal zu erstellen bedeutet nicht, dass nur Designer auf diese Datei zugreifen können. Handelt es sich um eine Vertragsverhandlung, die nur von bestimmten Personen geführt wird, müssen Sie bestimmen, ob eine separate Zugriffsgrenze, wie zum Beispiel ein privater Kanal, erforderlich ist.

Freigegebene Kanäle unterscheiden sich davon, externe Personen als Gäste zum gesamten Team hinzuzufügen. Da die externe Teilnahme auch Einstellungen für die Zusammenarbeit zwischen Organisationen umfasst, sollten Sie den Namen „geteilt“ nicht so interpretieren, dass Sie den Link an jeden senden können. Die Datenschutzeinstellung eines Teams und die Datenschutzeinstellung eines Kanals befinden sich auch auf unterschiedlichen Ebenen.

Die Tabelle beschreibt die standardmäßige Mitgliedschaftsgrenze, nicht jede mögliche Datei-Freigabe. Unter den erlaubten SharePoint-Freigabeeinstellungen können einzelne Dateien oder Ordner separate Links oder Berechtigungen haben; der Zugriff auf eine Datei macht jemanden nicht zum Mitglied der Kanalunterhaltung. Microsoft dokumentiert diese Dateizugriffsüberlegungen für private Kanäle. Dateien in freigegebenen Kanälen haben zusätzliche Einschränkungen: Die Freigabe an eine externe Person, die kein Kanalmitglied ist, wird nicht unterstützt. Externe Kanalteilnahme verwendet Microsoft Entra B2B (Business-to-Business) direct connect und erfordert die entsprechende mandantenübergreifende Konfiguration; sie unterscheidet sich vom Hinzufügen eines Gastkontos zum Team. Siehe Microsofts Leitfaden zum Zugriff auf freigegebene Kanäle.

Wo sollten Berechtigungen geändert werden?

Verwalten Sie die Mitgliedschaft des gesamten Teams vorrangig in Teams oder in der verbundenen Microsoft 365-Gruppe. Eine Person mit separat erteiltem Zugriff auf die SharePoint-Website wird dadurch nicht automatisch Teammitglied. Microsoft empfiehlt für Teams-verbundene Websites die Mitgliedschaftsverwaltung über Teams; die Dokumentation zu SharePoint-Berechtigungen und Teams-Mitgliedschaften erläutert diesen Zusammenhang.

Insbesondere müssen Mitglieder privater oder freigegebener Kanäle auf der Website im jeweiligen Kanal in Teams verwaltet werden. Sie werden nicht wie normale Websites behandelt, bei denen Mitglieder unabhängig in SharePoint geändert werden können. Wenn Sie jedoch jemanden als Website-Besucher hinzufügen, der nur Lesezugriff auf Dokumente in der Standard-Team-Website hat, wird diese Person nicht automatisch zu einem Mitglied, das die Teamkonversation sehen kann. Bei der Verwendung von Ausnahmeberechtigungen sollte dokumentiert werden, warum sie erforderlich sind, damit dies bei zukünftigen Zugriffsüberprüfungen nicht übersehen wird.

So überprüfen Sie den tatsächlichen Speicherort der Datei

1. Wählen Sie in Teams das Team und den Kanal aus, um dies zu untersuchen. Da es in verschiedenen Teams mehrere Kanäle mit demselben Namen geben kann, sollte auch der Teamname aufgezeichnet werden.
2. Öffnen Sie den Datei-Bereich des Kanals. Je nach Client-Version kann er als Files oder Shared usw. erscheinen. Unterscheiden Sie ihn von der Liste der Anhänge im Chat.
3. Wählen Sie In SharePoint öffnen und prüfen Sie die Website-Adresse, Bibliothek und Ordner, die im Browser geöffnet werden. Das Anzeigen der URL der Datei dient als Grundlage zur Bestimmung des tatsächlichen Speicherorts.
4. Überprüfen Sie dies auch in anderen Standardkanälen desselben Teams. Es wird erwartet, dass die Basis-Website-Adresse dieselbe ist, wobei sich die Ordner je nach Kanal unterscheiden. Prüfen Sie, ob private oder freigegebene Kanäle mit separaten Websites verknüpft sind.
5. Ohne die Einstellungen zu ändern, betrachten Sie die Datei und notieren Sie dann das Team, den Kanaltyp, die Website-Adresse und den zuständigen Administrator im Arbeitsprotokoll. Geben Sie die tatsächliche private Dateiadresse nicht in Dokumenten an, die extern geteilt werden.

Diese Überprüfung ist keine Aktion, bei der der Administrator die Datei kopiert, um sie auf eine andere Website zu verschieben. Es ist zunächst ein Prozess, um zu unterscheiden, ob dieselbe Datei auf Teams- und SharePoint-Bildschirmen angezeigt wird. Wenn es dieselbe Datei ist, werden Änderungen oder Löschungen auf der einen Seite auch auf dem anderen Bildschirm angezeigt, also löschen Sie die Originaldatei nicht zu Testzwecken.

Ob ein neues Team benötigt wird oder ein Kanal benötigt wird

Ein neues Team ist geeignet, wenn separate Mitgliedergrenzen, Eigentümer und eine Website erforderlich sind. Wenn dieselben Mitglieder zusammenarbeiten und nur das Thema aufgeteilt ist, kann das Hinzufügen von Standardkanälen zu einem bestehenden Team die Verwaltung vereinfachen. Wenn ein Bereich, der nur für bestimmte Personen sichtbar ist, benötigt wird, ziehen Sie einen privaten Kanal in Betracht, beachten Sie jedoch, dass eine separate Website und Berechtigungsverwaltung erforderlich sein werden. Bei freigegebenen Kanälen überprüfen Sie ebenfalls die Anforderungen an die externe Zusammenarbeit und die Richtlinien der Organisation.

Wenn die Datei geöffnet wird, das Team jedoch nicht sichtbar ist, oder umgekehrt

• Nur die Website-Datei wird geöffnet: Überprüfen Sie, ob Sie direkte Berechtigung für den Link oder die Website dieser Datei haben. Der Zugriff auf die Website und die Registrierung als Teammitglied sind nicht dasselbe.
• Sie können das Team sehen, aber es gibt keinen spezifischen Kanal: Überprüfen Sie, ob Sie als Mitglied privater oder freigegebener Kanäle eingeschlossen sind. Teaminhaber zu sein, gewährt Ihnen nicht automatisch Zugriff auf alle privaten Unterhaltungen und Dateien wie ein reguläres Mitglied.
• Kanäle sind sichtbar, aber der Dateizugriff schlägt fehl: Vergleichen Sie das Konto/die Organisation mit der tatsächlichen Website und überprüfen Sie die SharePoint-Freigabebeschränkungen, Richtlinien und den Status der Berechtigungssynchronisierung.
• Ehemalige Mitarbeiter können weiterhin auf Dateien zugreifen: Untersuchen Sie, ob separate Website-Berechtigungen oder Dateilinks außerhalb der Teammitgliedschaft bestehen. Betrachten Sie die Zugriffsaufhebung nicht als abgeschlossen, nachdem Sie nur eine Mitgliederliste überprüft haben.

Versuchen Sie nicht, das Problem zu lösen, indem Sie die gesamte Website öffentlich machen oder eine neue Website erstellen, um Inhalte zu kopieren. Mitgliederprobleme sollten in Teams Besitzer-/Mitgliedsverwaltung gelöst werden, und Probleme beim Teilen von Inhalten sollten gemäß der Ursache in SharePoint-Berechtigungen und Freigabebereich behandelt werden.

Bevor Sie ein Team löschen oder seine Gruppe ändern, überprüfen Sie die Auswirkungen auf verbundene E-Mails, Kalender, Sites und Dateien. Ressourcen, die auf dem aktuellen Bildschirm nicht sichtbar sind, können dennoch verknüpft sein. Um eine Person zu entfernen, ändern Sie die entsprechende Mitgliedschaft oder den Zugriff, anstatt das Team zu löschen. Wenn ein Projekt endet, entscheiden Sie zunächst, wer die Verantwortung übernimmt, welche Aufzeichnungen aufbewahrt werden müssen und ob das Team archiviert werden soll. Das Aufräumen der Teams-Oberfläche und das Löschen verbundener Daten sind unterschiedliche Vorgänge.