Microsoft 365 / 核对订阅、许可证数量与帐单

Microsoft 365 订阅检查是查看订阅状态、购买数量与分配数量、续订和账单条件、以及实际账单的一项操作。用户数量少并不意味着费用会立即减少。请先确认合同形式和可更改时间点，然后再调整许可证数量。

在订阅和许可证中需要确认什么？

在 Microsoft 365 管理中心的【计费】→【产品】中，可以确认订阅名称、状态、账单周期、续订日期以及购买的许可证数量。在【计费】→【许可证】中，可以查看各产品的分配状态。页面名称可能因帐户类型和管理中心的改版而有所不同。一些组织是通过经销商或 CSP 购买，因此数量变更和账单查询路径可能不同。

Microsoft的订阅确认指南说明了如何检查按产品计算的总数量、分配数量以及状态。如果管理员没有查看账单信息的权限，则可能看不到该菜单。

为什么购买数量、分配数量和账单数量会不同？

例如，如果购买了50个，分配了43个，那么未分配的许可证是7个。这个计算并不意味着账单减少到43个。从离职者回收的许可证只是可以分配给其他人，并不会自动处理合同数量的减少。

如果同一产品通过多个订阅购买，按产品显示的许可证页面会显示总数，而各个产品的订阅详情会显示各自的合同数量。不要直接将总数50与单个订阅20比较而判定为错误，应同时对照订阅ID和购买渠道。许可证数量减少也应基于实际产品需求、预计入职和保留需求，而不仅仅是员工人数。

每月检查顺序

1. 在订阅列表中检查是否有到期、即将续订、暂停或付款相关警告。
2. 记录按产品的购买数量、分配数量和未分配数量。如果有基于组的许可证，也要检查分配失败的用户。
3. 检查离职、休假和职位变动人员是否存在不必要的许可证。在删除帐户或回收许可证前，先确认数据转移和保留要求。
4. 对照合同或购买记录检查发票的计费周期、产品、数量、税费及支付状态。
5. 如果有差异，请确认变更记录和购买渠道，付款问题请联系账单负责人或经销商。

账单在哪里查看？

直接购买的订阅可以在管理中心的账单区域查看或下载账单。请在Microsoft账单查询指南中确认不同账单帐户类型的路径和所需权限。如果是通过经销商签约，则账单开具主体可能是经销商。

1. 在仪表盘视图中打开计费 → 帐单和付款。在简化视图中，查看产品的账单查看路径。
2. 如果有多个账单帐户，请切换到相关合同的账单帐户，并设置时间段筛选。仅因列表为空，不应判断为没有账单。
3. 选择账单，确认时间段、产品、数量和交易类型。对照购买记录核对额外数量、续订、贷项（抵扣额）等形成原因。
4. 如有需要，可下载 PDF 格式账单并保存至已批准的会计存档位置。由于可能包含账单地址和支付信息，请不要作为公开资料附件。

账单金额可能与当前用户数量不完全相同。需要确认合同期限、数量变更生效、额外购买时间、税费及贷项。在线详情和PDF的显示方式也可能不同。信用卡支付对账时会同时使用账单和信用卡公司的支付明细，并不假设仅凭产品账单就能提供所有支付凭证形式。

区分购买路径和合同条件

即使是直接购买，根据账单帐户类型，如MCA（Microsoft客户协议）和MOSA（Microsoft在线订阅协议），权限和数量变更条件也不同。在MCA中，可能需要计费帐户或计费配置文件的所有者（Owner）或参与者（Contributor）等权限，而其他合同则使用账单管理员路径。通过CSP（云解决方案提供商）合作伙伴购买的订阅，相关合作伙伴可以处理变更和账单。

请分别确认付款周期和签约期限。按月付款的年度合约与按月合约不同。数量减少可用期间及是否适用于立即或续订，应在实际合同和管理界面中确认。如果在购买或续订后限制的变更期已过，可能无法在希望日期应用减少。微软许可购买与减少指南请从中选择相应的计费类型进行对照。

执行数量更改时需确认的事项

1. 在审查数据移交与保存后，回收不必要的分配并确定需要保留的产品/席位。回收和购买减少需要分别确认审批范围。
2. 计费 → 产品 → 对应订阅打开支持的更改路径，如许可证购买或删除。若无按钮，请确认权限、合作伙伴购买、预付费/试用版或合同限制。
3. 请确认新数量栏是否为变更后总数。如果在界面上计划将总数从50减少到45，输入方式可能是目标总数45，而非减少的5。
4. 在确认应用时间点、预期费用/贷项及续订条件后，仅确认已批准的更改。区分“保存更改请求”和“立即减少数量”。
5. 保存后再次读取总数、分配数、预定生效日期，并确认是否已反映在下一张账单的相应期间和交易中。

在更改数量之前需要注意的事项

• 回收分配的许可可能会影响该用户的服务访问和数据保留。
• 订阅数量是否可以减少取决于合同类型和计费周期。
• 单独确认测试帐户或紧急管理员帐户是否需要许可。
• 记录变更前后的总数量、分配数量、计费条件，以便在下一张账单中确认。