Microsoft 365 / Teams团队、Microsoft 365组与SharePoint网站的关系
在 Microsoft Teams 中创建新团队时，该团队的成员由 Microsoft 365 组 管理，标准频道的文件存储在关联的 SharePoint 网站 中。因此，在 Teams 中管理文件时，也需要理解实际存储位置和权限结构。这三个服务不是同一个，而是相互连接的组件。
三个组件的角色
| 组件 | 主要角色 | 管理时需要确认的事项 |
|---|---|---|
| Teams 团队 | 通过对话、会议和频道进行协作的界面 | 团队所有者、成员、来宾、频道设置 |
| Microsoft 365 组 | 团队的基本成员关系及关联服务 | 组所有者与成员、关联服务 |
| SharePoint 网站 | 团队文件和文档库的存储空间 | 网站权限、外部共享、存储与保留策略 |
根据 Microsoft 的 Teams 与 SharePoint 集成文档，标准频道在团队的默认 SharePoint 网站中使用各频道文件夹。专用频道和共享频道使用单独的频道网站，因此不能假设与标准频道拥有相同的访问权限。
建立团队会发生什么？
- 在创建团队的过程中，会新建 Microsoft 365 组或将现有组连接到团队。
- 团队所有者和成员关系与组关联，默认的 SharePoint 团队网站用作文件存储库。
- 上传到标准频道的文件将在关联站点的文档库中进行管理。私密或共享频道的文件会存放在单独的频道站点中。
在 Teams 中删除文件或在 SharePoint 中修改该文件，可能并不是在处理彼此独立的副本。操作前请确认文件的实际站点和文档库。反之，聊天中附件的个人文件等，其存储位置可能与频道文件不同，因此不能一概而论都在 SharePoint 团队站点中。
根据频道类型，文件空间有何不同？
| 频道 | 文件存储位置 | 默认成员范围 |
|---|---|---|
| 标准频道 | 团队默认 SharePoint 站点文档库中的文件夹 | 团队所有成员 |
| 专用频道 | 该频道的单独 SharePoint 站点 | 团队成员中被添加到该频道的人 |
| 共享频道 | 该频道的单独 SharePoint 站点 | 加入频道的人。可能存在不属于团队的参与者。 |
例如，如果在产品项目团队中设置“规划”和“设计”的标准频道，这两个频道使用同一基础站点的不同文件夹。仅因为创建了设计频道，并不意味着只有设计师能够访问该文件。如果是只有部分人员处理的合同协商，则需要判断是否需要如专用频道等的单独访问权限。
共享频道与将外部人员作为来宾加入整个团队的方式和构成不同。对外部参与者，还涉及组织间协作设置，因此不要仅凭“共享”这个名称就理解为可以随意发送链接给任何人。团队设置为专用和频道设置为专用也是不同级别的。
权限应该在哪里更改？
在添加或移除整个团队成员时，通常以Teams的团队成员或关联的Microsoft 365组为中心管理，这样更容易理解。如果仅在SharePoint网站上给予单独权限，用户虽然可以访问网站，但不一定是Teams的团队成员。Microsoft建议在Teams连接网站的权限管理中，以Teams为中心管理与团队关联的网站成员。
特别是专用频道和共享频道的站点成员必须在 Teams 的对应频道中进行管理。不能像处理普通站点那样，在 SharePoint 站点上独立更改成员。另一方面，如果只是将只能读取基本团队站点文档的人添加为站点访问者，该人并不会成为可以查看团队对话的成员。使用异常权限时，要记录为什么需要，以便后续收回访问权限时不遗漏。
确认实际文件存储位置的方法
- 在 Teams 中选择要调查的 团队和频道 。由于可能存在多个团队中有相同名称的频道，因此也要记录团队名称。
- 打开频道的文件区域。根据客户端版本，可能显示为 文件 或 共享 等。要区分聊天的附件列表。
- 选择 在 SharePoint 中打开 ，并在浏览器中确认打开的站点地址、库和文件夹。查看文件的 URL 是判断实际位置的依据。
- 也在同一团队的其他标准频道中确认。预期结果是基本站点地址相同，但频道的文件夹不同。确认专用频道和共享频道是否连接到独立站点。
- 在不更改设置的情况下查看文件后，将团队、频道类型、网站地址、管理负责人记录在工作记录中。对外公开的文档中不要使用实际的非公开文件地址。
此确认不是管理员复制文件并移动到其他网站的操作。这是先区分在Teams和SharePoint屏幕中是否查看的是同一个文件的过程。如果是同一个文件，一方的修改或删除会反映到另一方屏幕上，因此不要为了测试目的删除原文件。
是否需要新团队，是否需要新频道
当需要独立的成员边界、所有者和网站时，新团队是合适的。如果相同的成员一起工作，只是主题不同，那么在现有团队中添加标准频道可能更易于管理。如果需要仅让部分人可见的空间，可考虑专用频道，但需考虑会产生独立的网站和权限管理。共享频道还需审查外部协作条件和组织政策。
文件能打开但看不到团队，或者反之
- 只能打开网站文件: 请确认是否是通过该文件的链接或直接在网站上获得权限。网站访问与团队成员注册不同。
- 虽然可以看到团队，但没有特定频道： 请确认是否包含在专用或共享频道的成员中。仅因为是团队所有者，并不意味着可以像普通成员一样打开所有专用频道中的对话和文件。
- 可以看到频道，但无法访问文件： 对照当前打开文件所用的帐户和组织与实际网站，并检查SharePoint的共享限制或策略及权限同步状态。
- 离职员工仍能打开文件：检查是否仍有团队成员资格之外的网站权限或文件共享链接。不要只检查一个列表就将全部访问权限的撤销标为完成。
在解决问题时，不要首先尝试公开整个网站或新建单独网站进行复制。成员问题请在Teams的所有者和成员管理中处理，资料共享问题请在SharePoint权限和共享范围中根据原因进行修改。
删除团队或更改组之前，应确认对关联邮件、日历、网站和文件的影响。某些关联资源可能不会在当前界面中显示。如果只是移除一名成员，应仅调整对应权限；如果项目已经结束，应先确定所有者交接、资料保留和归档方案。整理Teams界面与删除关联数据是不同的操作。
