Microsoft 365 / OneDriveのファイル共有と削除ファイルの復元方法

業務用 OneDrive ファイルは、対象ファイルの [共有] からリンクの対象を指定して共有し、削除したファイルはウェブ OneDrive の [ごみ箱] から復元できます。共有するときはAnyone（リンクを知っているすべてのユーザー）リンクよりも必要な人だけを指定する方法を優先して検討してください。復元可能期間と方法は、ファイルの状態および組織のポリシーによって異なります。

この記事は会社・学校アカウントの OneDrive を中心に説明します。同じ PC に個人用 OneDrive と業務用 OneDrive が共存している場合は、ブラウザのログインアカウントとファイルの実際の所有者を最初に確認してください。OneDrive 同期フォルダでファイルを削除するとクラウドにも反映される可能性があるため、同期を独立したバックアップコピーと考えないでください。

ファイル共有の前に選択する基準

• 対象: 特定の人、組織内部の人、既存の権限保持者、Anyoneリンクの中で何が必要かを決めます。
• 権限: 閲覧のみ許可するか、編集も許可するかを決定します。フォルダ編集権限には、中のファイルを移動・削除する権限が含まれる場合があります。
• 期間: 外部共有が一時的であれば、リンクの有効期限やアクセス権の回収計画を立てます。
• 保存場所: 部門が共同所有する必要があるファイルであれば、個人の OneDrive より SharePoint チームサイトが適している場合があります。

Microsoft の OneDrive ファイル共有ガイドライン によると、リンクオプションや編集・ダウンロード権限はアカウントの種類や組織の設定によって異なります。メニューがグレーアウトしている場合、ユーザーの操作ミスではなく管理者の方針の可能性があります。

特定の人にファイルを共有する

1. 業務用 OneDrive ウェブサイトでファイルまたはフォルダを選択し、[共有] をクリックします。
2. リンク設定で [特定のユーザー] を選択し、閲覧または編集権限を設定します。外部の人を追加できるかどうかは組織のポリシーを確認します。

3. 受信者を指定してリンクを送った後、[アクセス管理]で誰がアクセスできるかを再確認します。もう必要のないリンクは削除します。

リンクを送った後の権限確認と回収

例えば協力会社の担当者が提案書1つだけを確認すれば良い場合、そのファイルに対して特定ユーザー・閲覧を選択します。フォルダ全体に編集権限を与えると、必要ないファイルまで見たり、編集・削除できる範囲が生じます。共有前にファイル内の機密内容とフォルダ範囲を一緒に確認してください。

受信者が招待されたアドレスでリンクを開いて読み取れるか確認し、編集が不要な場合は編集機能が許可されていないかも点検します。閲覧権限を与えたからといって、ダウンロードまで制限されるとは限らないので注意してください。ダウンロード制限や有効期限などは、ファイルの種類、リンクの種類、組織のポリシーで実際に提供されるかを確認します。

アクセス管理で作成されたリンクと直接アクセスをそれぞれ確認します。特定の人のアクセスを終了するには、不要なリンクを削除するか直接権限を回収し、他のリンク・グループからのアクセスの可能性も確認してください。「既存のアクセス権を持つユーザー」リンクは既存の権限を変更しません。すでにダウンロードされたコピーは共有停止によって回収されません。

ファイルが見えないときの復元方法を選ぶ

他の人が共有したファイルを失った場合、自分のごみ箱で探すだけでは解決できないことがあります。元の所有者の OneDrive や実際にファイルがある SharePoint の保存場所で調べる必要があります。ランサムウェアのような大量消失が疑われる場合、復元前に追加の変更が続けて発生する原因をコントロールし、管理担当者と復元時点を決めてください。

削除したファイルを復元する

1. まずファイルが実際に削除されたかを検索し、誤った場所に移動されたり、同期状態が変わったりしていないかを確認します。
2. OneDrive ウェブサイトの [ごみ箱] でファイルを選択し、[復元] を押します。

3. 元の場所にファイルが戻ったか、内容や権限が期待通りかを確認します。他の人が共有したファイルであれば、元の所有者の OneDrive で確認する必要がある場合があります。

MicrosoftのOneDrive 削除ファイルの復元ガイドは、業務・学校アカウントのごみ箱復元期間と復元の制限について説明します。特定のファイルだけでなく多くのファイルが破損したり上書きされた場合は、バージョン履歴またはOneDrive全体復元機能の方が適しているかもしれません。完全に削除された場合や組織の保持期間が過ぎた場合は復元できない可能性があるため、復元を先延ばしにしないでください。

業務・学校アカウントの削除ファイルは基本的に93日間復元可能ですが、管理者の設定によって異なる場合があります。個人用アカウントの基本30日と混同しないでください。ごみ箱で完全に削除されたファイルは通常のごみ箱復元で元に戻せません。ファイルを復元する場合はごみ箱を空にせず、必要な項目だけを選んで復元してください。

例えば、ドキュメントフォルダーの見積もりファイルを復元した場合、ファイル名だけでなく元のフォルダー、修正内容、共有権限も確認してください。同じ名前のファイルが既に存在するか、元のフォルダーがなくなっている場合は表示される案内を読み、競合を解決する必要があります。Windowsのごみ箱にないオンライン専用ファイルもウェブのごみ箱で確認できるため、ローカルのごみ箱だけを見て諦めないでください。

上書きされたファイルを以前のバージョンに復元する

1. Web OneDriveで現在のファイルを選択し、「その他」または右クリックでバージョン履歴を開きます。
2. 問題が発生する前のバージョンの日時と内容を確認します。最終更新日が近くても必要な内容かを確認し、保存すべき最新の変更があれば復元する前に別途確保します。
3. 希望するバージョンの詳細表示で 復元 を選択します。選択した内容が現在のバージョンとなる方法です。
4. ファイルを再度開き、必要な内容と共有アクセスを確認します。エラーがあれば、バージョン履歴に残る他の時点と比較し、同時編集者に結果を通知します。

バージョン履歴の利用・保管は組織の設定に影響されます。バージョンがない場合や必要な時点が消えた場合は、同じ操作を繰り返さず管理者に問い合わせてください。Microsoftの以前のバージョン復元手順で現在のファイルを復元する方法や、Windowsエクスプローラーでのパスも確認できます。ファイル1つのエラーのために全体の OneDrive を元に戻すことはありません。

管理者が確認すべき部分

外部共有オプションが表示されない場合は、SharePoint管理センターのOneDrive共有設定とユーザーごとの制限を確認してください。退職者のOneDriveやアカウントがすでに削除されている場合は、通常のごみ箱からの復元とは手順が異なるため、削除されたOneDrive復元手順に従って、まず保存状態を確認する必要があります。ユーザーアカウント削除後のOneDrive保持期間とファイルごみ箱期間は異なるライフサイクルです。管理者には所有者アカウント、実際のファイル・サイトのアドレス、削除推定時刻、最後の正常状態、すでに試した方法を伝えてください。復元後は、業務資料を引き続き個人のストレージに置くか、部署が管理するSharePointに引き継ぐかを決めます。