Microsoft 365 / ユーザーメールボックス・共有メールボックス・エイリアスの使い分け

社員一人のメールと予定はユーザーメールボックス、複数の担当者が同じアドレスのメールを読み、返信する必要がある場合は共有メールボックス、一人が既存のメールボックスで別のアドレスにもメールを受け取りたい場合はエイリアスを使用します。これらの方法は受信トレイの数、ログイン方法、送信権限が異なります。

メールボックスとエイリアスの違い

MicrosoftのExchange Online 受信者タイプと追加メールアドレス案内を見ると、エイリアスで受け取ったメッセージは既存のメールボックスに届きます。エイリアスは独立した担当者リストや別の保管箱が必要な状況の解決策ではありません。

状況別に何を選びますか？

• 社員に個人メールが必要: ユーザーアカウントとユーザーメールボックスを使用します。退職引き継ぎ手順も個人データと分離して設計します。
• support@ のようなアドレスを複数人で処理: 共有メールボックスを検討します。閲覧権限と送信権限をそれぞれ設定する必要があります。
• sales@ がひとりの担当者の既存アドレスに届けば十分: 既存ユーザーメールボックスにエイリアスを追加できます。担当者が交代することが多い場合や共同処理が必要な場合は共有メールボックスの方が適しているかもしれません。
• お知らせメールを複数の受信者に配布: 別のメールボックスより配布グループの方が適しているかどうか検討します。

代表アドレスをひとりに任せてもよいでしょうか？

例えば「イベント問い合わせ」を1人の社員だけが対応し、過去のメールの引き継ぎが不要な場合は、その社員のメールボックスのエイリアスで始めることができます。しかし、担当者が交代したり、複数の人が返信する必要がある場合、エイリアスのメールが個人のメールボックスに混ざることが問題になります。この場合は、独立した共有メールボックスで業務履歴を管理する方が目的に合っています。

エイリアスを他の社員に移しても、元のメールボックスの過去のメッセージは一緒に移動しません。アドレスが同じという事実と、保存されたデータが同じという事実を区別してください。担当者の交代が頻繁にあり、顧客対応記録を引き続き保管するかどうかは、コストと同じくらい重要な選択基準です。

メールを複数の人に通知するだけでよい場合には、配布グループとMicrosoft 365グループも比較してください。同じメッセージのコピーを各自が受け取る方法は、共有受信トレイで処理状況を共有する方法とは異なります。共有メールボックスも業務の割り当て・重複返信防止機能をすべて備えた問い合わせ管理システムではないため、担当者間で処理ルールが必要です。

共有メールボックスのライセンスは常に無料ですか?

いいえ。Microsoftの共有メールボックスの説明によれば、基本条件では別途ライセンスなしで使用できますが、メールボックスの容量やアーカイブ・訴訟保持などの機能には追加ライセンスが必要です。メンバーも自分のユーザーアカウントと必要なサービス権限を持っている必要があります。製品条件は変更される可能性があるため、実際の使用状況と最新のライセンス文書を確認してください。

具体的には、別途ライセンスなしの共有メールボックスの基本ストレージ上限は50GBであり、アクセスする各ユーザーはライセンス付きの自分のExchange Onlineメールボックスを通じて使用する必要があります。50GBを超えて100GBの上限を使用するにはExchange Online Plan 2が必要です。アーカイブメールボックス・訴訟保持・高度なコンプライアンス機能は、それぞれの条件を別途確認してください。単に「共有メールボックスだから無料」と予算を計算しないでください。

共有メールボックスに接続されたユーザーアカウントの直接ログインはブロックされた状態を維持します。担当者に共有アカウントのパスワードを渡す代わりに、各自のアカウントに委任権限を付与してください。外部の個人メールユーザーを一般メンバーのように直接委任する目的でも使用しません。

現在のアドレス種類を確認する

1. Exchange 管理センターの [受信者] → [メールボックス] でアドレスを検索します。ユーザーメールボックスか共有メールボックスかタイプを確認します。

2. 対象メールボックスのメールアドレス一覧で、プライマリメールアドレスと追加アドレスを確認します。追加アドレスがあるからといって新しいメールボックスが作成されたわけではありません。
3. 共有メールボックスの場合は委任権限も確認します。読み取り・管理権限だけでは、そのアドレスから送信できるわけではありません。

リストにアドレスがない場合は、「メールエイリアスか、グループアドレスか」も確認する必要があります。ユーザーメールボックスと共有メールボックスはメールボックス一覧に一緒に表示されることがありますが、エイリアスは該当メールボックスのアドレス一覧で探します。希望するアドレスが既に他の受信者オブジェクトに登録されている場合は、同じアドレスで新しいメールボックスをすぐに作ることはできません。

エイリアスを追加して結果を確認する

既存ユーザーメールボックスに追加受信アドレスだけ必要な場合の手順です。受信者のアドレスを管理する権限と確認済みドメインを準備し、変更前のプライマリメールアドレスと追加アドレス一覧を記録してください。

1. Exchange 管理センター → 受信者 → メールボックス で対象ユーザーを選択します。全メールアドレスで同一人物か確認します。
2. 一般 → メールアドレス → メールアドレス種類の管理で既存のプライマリメールアドレスとエイリアスを確認します。翻訳や画面によってメニュー名が多少異なる場合があります。
3. 追加機能でSMTPアドレスを選択し、エイリアスとドメインを入力します。既定の返信アドレスを変更する作業か、エイリアスのみを追加する作業かを区別してから保存します。
4. 再度開いてアドレスが保存されているか確認し、外部テストアドレスから新しいエイリアスでメールを送信します。既存のメールボックスの同じ受信トレイに届くのが想定結果です。
5. 返信後に受信者に表示される送信元アドレスも確認します。エイリアスで受信できるからといって、そのエイリアスで送信される動作が自動的に保証されるわけではありません。組織の設定や使用するOutlookクライアントのサポート状況を別途確認します。

同期されたアカウントでアドレスを修正できない場合は、元のディレクトリの管理手順に従います。エイリアスが間違っている場合は、今回追加したアドレスだけを削除し、既存のプライマリメールアドレスは維持してください。削除したアドレスで今後届くメールは受け取れない可能性があるため、公開されているアドレスであればユーザー・顧客への案内と代替受信経路も考慮します。

アドレスを他のメールボックスに移動する前に確認すること

メールアドレスの変更計画には、現在接続されているオブジェクト、移動先、過去のメール引き継ぎ、送信権限およびテスト時間を合わせて記載します。ユーザーメールボックスを共有メールボックスに変換する場合は、容量と保持条件を確認した後、退職者メール引き継ぎ手順と連携して処理してください。ライセンスやユーザーアカウントを先に削除する順序で進めてはいけません。

共有メールボックスを選択した場合は、共有メールボックスの作成と権限付与で、読み取り・送信権限をそれぞれ設定します。移行後は、過去のメールへのアクセスと新しいメールの受信・返信を別々に確認して、引き継ぎ完了かどうかを判断できます。