Microsoft 365 / 保持ポリシーとデータ損失防止（DLP）が必要な場面
Microsoft 365の保持ポリシーは、コンテンツを一定の条件に従って保持または削除するライフサイクルルールであり、データ損失防止（DLP）ポリシーは、機密情報が不適切に共有・送信されるのを検知して制限するルールです。どちらもデータを保護しますが、解決する問題は異なります。「長く保持すべきか」と「どこに出してもよいか」を別々に質問してください。
保持とDLPの違い
| 基準 | 保持ポリシー・ラベル | DLPポリシー |
|---|---|---|
| 核心的な質問 | コンテンツをどのくらい長く保持するか、あるいはいつ削除するか？ | 機密情報はどの経路で共有・送信されるか？ |
| 代表動作 | 指定期間保持、その後削除またはレビュー | 機密情報検出、ユーザー警告、共有ブロックまたは監査 |
| 主要基準 | データの種類・場所・法的保持要件 | 機密情報の種類・対象・移動経路 |
| 注意点 | 削除と保持が同時にかかる場合は優先順位を検討 | 誤検知や業務中断の可能性を検討 |
Microsoftの保持ポリシー・ラベル案内およびDLP概要を基準に機能を区分しました。実際のサポート位置と条件はライセンスとポリシー種類によって異なります。
DLPは Data Loss Prevention の略です。たとえば契約資料を組織が定めた期間保持しながら外部には共有できないようにする場合、保持とDLPが共に必要になることがあります。保持のみ適用すると外部転送を防ぐことはできず、DLPのみ適用するとユーザーが削除した文書を要求期間中保持する保証も生まれません。
いつ保持ポリシーが必要ですか？
契約書類や業務記録を定められた期間保持する必要がある場合、または不要なデータを期間が経過したら削除する必要がある場合に検討します。まず保存の目的と適用する場所（Exchange、SharePoint、OneDriveなど）、開始時点、例外、法的保存要件を決めてください。保持ポリシーを有効にすると、ユーザーが画面上でファイルを削除しても内部の保持用コピーの処理方法が変わることがあります。「ごみ箱を長く利用する機能」と理解してはいけません。
同じサイト全体に共通の期間を適用する場合は保持ポリシーを、文書ごとに期間や分類が異なる場合はアイテム単位の保持ラベルを検討します。ラベルは単なる画面表示名ではなく、保存動作を結びつける設定である場合があります。文書に秘密度ラベルが付いているという理由だけで、保持ラベルも適用されているとは見なさないでください。
保存は運用バックアップとは異なります。内部の保持用コピーが生成されても、ユーザーが望む時点のフォルダ構造を即座に戻せるという意味ではありません。SharePoint・OneDriveの保存コピーはストレージ割り当てに影響を与える可能性があるため、期間と容量もあわせて計画する必要があります。
いつDLPが必要ですか？
韓国の住民登録番号、決済情報、内部機密のような機密情報がメール・ファイル共有などで組織外に出るリスクを減らしたいときに検討します。検出条件が実際のデータを正確に区別できるかを試す必要があります。条件が広すぎると通常業務が妨げられ、条件が狭すぎると重要な漏洩を見逃す可能性があります。ポリシーヒントや警告、例外承認手続きまで設計して初めて運用可能です。
導入前の意思決定の順序
- 保護対象データと適用法規・契約を確認します。法律上の保存期間はこの記事では任意に定めません。
- 保存とDLPのうち、解決したい質問が何かを区別します。両方必要な場合は相互作用を検討します。
- 利用可能なライセンスとMicrosoft Purviewの現在のサポート状況を確認します。
- 少人数ユーザーやテスト範囲でポリシーの結果や誤検知を確認し、業務担当者およびセキュリティ・法務担当者の意見を聞きます。
- 全面適用前に変更履歴、通知、例外、ロールバック手続きを整えます。
保持ポリシーで実際に決定すべき項目
Purviewのソリューション → データライフサイクル管理 → ポリシー → 保持ポリシーで新しいポリシーを作成します。該当機能のユーザーライセンスとRetention Managementなど必要な役割を準備してください。テストは実際の重要な資料がない専用ストレージで実施し、削除操作を運用データで検証しません。
- 保持目的・資料の種類・期間の根拠と担当者を文書で定めます。期間は業務・法務担当者が確認した組織基準を使用します。
- 固定された対象リストを使用する静的スコープか、属性に応じて対象を決めるアダプティブスコープかを選択します。アダプティブスコープは事前に準備された範囲と機能条件が必要なため、初回のテストでは必ず選択しません。
- Exchange・SharePoint・OneDrive・Microsoft 365グループなど実際の保存場所を決め、必要なテスト対象のみを含めます。デフォルトが全対象か必ず確認します。
- 保持のみ、削除のみ、保持後削除の中から目的に合った動作と期間開始基準を選択します。「長期保管」を希望しつつ期間終了時に永久削除を誤って選択しないようにします。
- レビュー画面で対象・期間・終了動作を対照し、展開状況を確認します。予想結果と展開時間を記録した後、テスト資料として検証します。
Teamsのメッセージとチャネルファイルは同じ保存場所ではありません。メッセージ保持ポリシーのみで関連するSharePoint・OneDriveのファイルすべてが保持されると思わないでください。複数のポリシー・ラベルが重なる場合、最新のポリシーだけが適用されるわけでもないため、保持ポリシー作成ガイドラインの場所と優先原則を確認してください。保持ポリシーはDLPのような模擬ブロック結果だけを確認するテストにそのまま適用できない点にも注意してください。
DLPを小規模でテストする方法
仮想要件を「機密テストドキュメントを外部に共有する状況を検知し、検証後に外部アクセスを防止する」と設定します。実際の個人情報の代わりに、組織が承認した合成テスト資料を使用します。秘密度ラベルを条件として選択する場合、そのラベルはすでに作成・公開され、テストファイルに適用されている必要があります。
- データ損失防止 → ポリシー → ポリシー作成でSharePoint・OneDriveなどを扱う企業アプリおよびデバイスポリシーの経路と目的に応じたテンプレート・カスタマイズを選択します。
- テストするサイト・OneDriveのみを含め、不要な場所は除外します。機密情報の種類や準備されたラベルを条件として設定した後、組織外と共有の条件を合わせて確認します。
- 外部ユーザーのみをブロックするかなど保護動作を決め、ポリシーヒント・管理者警告・ユーザーの上書き許可の有無を設計します。通知だけを表示することと実際にブロックすることは異なります。
- まずシミュレーションモードで保存します。ポリシーヒントを表示するかも別途選択します。このモードは設定されたブロックを実際に強制した結果ではありません。
- 条件に合うテストファイルと合わないファイルを、内部・外部共有の事例に分けて確認します。一致・通知・誤検知と実際の業務への影響を検討した後、承認された範囲で強制モードに移行します。
予想される結果は、機密文書の外部共有が一致として検出され、通常の対象外の文書は不要にブロックされないことです。強制適用後は、外部テストアカウントの実際のアクセス失敗と内部業務アクセスを合わせて確認する必要があります。画面上の警告件数だけで成功を判断しません。MicrosoftのSharePoint・OneDrive DLP設定の事例では、対象・条件・動作・テストモードを区別して確認できます。
変更と復旧で注意すべき点
DLPテストの結果が異なる場合は、対象、ファイルの実際の分類、条件とモードから点検します。保存が予想と異なる場合は、他の保持ポリシー・ラベル・保留要件と展開状況を調査します。単にポリシーを削除して問題を隠すのではなく、原因となった設定を記録し、必要な範囲で修正してください。
保持ポリシーやDLPポリシーを削除したとしても、すでに実行された削除・ブロック作業が自動的に元に戻るわけではありません。変更前のポリシー・対象・テスト結果を保管し、永久削除は復元できない可能性があることを確認する必要があります。保存要件がある資料については、任意に期間を短縮したり保留を解除したりせず、承認された保存基準と復元計画をまず確定してください。
