Microsoft 365 / Teams・Microsoft 365 グループ・SharePointサイトの関係

Microsoft Teams で新しいチームを作成すると、そのチームのメンバーはMicrosoft 365 グループで管理され、標準チャネルのファイルは接続されたSharePoint サイトに保存されます。したがって Teams で表示されるファイルを管理する際にも、実際の保存場所と権限構造を理解する必要があります。これら三つのサービスは同じものではなく、相互に接続された構成要素です。

三つの構成要素の役割

Microsoft の Teams と SharePoint 統合ドキュメントによると、標準チャネルはチームの基本 SharePoint サイト内に各チャネルフォルダーを使用します。プライベートチャネルや共有チャネルは別のチャネルサイトを使用するため、標準チャネルと同じアクセス権を前提としないでください。

チームを作ると何が起きますか？

1. チーム作成の過程で Microsoft 365 グループが新規作成されるか、既存のグループがチームに接続されます。
2. チームの所有者・メンバー関係がグループに接続され、基本 SharePoint チームサイトがファイル保存先として使用されます。
3. 標準チャネルにアップロードしたファイルは、接続されているサイトのドキュメントライブラリで管理されます。プライベート・共有チャネルのファイルは、別のチャネルサイトに保管されます。

Teamsでファイルを削除したり、SharePointでそのファイルを編集したりすると、別々のコピーを扱っているとは限りません。作業前にファイルの実際のサイトとライブラリを確認してください。逆に、チャットに添付した個人ファイルなどは、チャネルファイルと保存場所が異なる場合があるため、すべてがSharePointチームサイトにあると一般化してはいけません。

チャネルの種類によって、ファイルスペースはどのように異なりますか？

例えば、製品プロジェクトチームに「企画」、「デザイン」の標準チャネルを設けた場合、2つのチャネルは同じ基本サイトの異なるフォルダを使用します。デザインチャネルを作ったからといって、デザイナーだけがそのファイルにアクセスできるわけではありません。一部の人だけが扱う契約交渉であれば、プライベートチャネルなど別のアクセス境界が必要か判断する必要があります。

共有チャネルは、外部の人をゲストとしてチーム全体に入れる方式とは構成が異なります。外部参加には組織間のコラボレーション設定も関係するため、「共有」という名前だけで誰にでもリンクを送れると解釈しないでください。チームが非公開である設定とチャネルが非公開である設定も、異なるレベルの設定です。

権限はどこで変更すればいいですか？

チーム全体のメンバーを追加または削除する場合は、Teamsのチームメンバーまたは接続されたMicrosoft 365グループを中心に管理するのが一般的に理解しやすいです。SharePointサイトにのみ別の権限を付与すると、そのユーザーはサイトにはアクセスできても、Teamsのチームメンバーではない可能性があります。MicrosoftはTeams接続サイトの権限管理で、チームと接続されたサイトはTeams中心のメンバー管理を推奨しています。

特にプライベート・共有チャネルのサイトメンバーは、Teamsの該当チャネルで管理する必要があります。SharePointサイトで独立してメンバーを変更する通常のサイトのようには扱いません。一方、基本チームサイトの文書だけを読む人をサイト訪問者として追加する場合、その人がチームの会話まで見るメンバーになるわけではありません。例外権限を使用する場合は、なぜ必要なのかを記録し、後でアクセス回収時に見逃さないようにします。

実際のファイル保存場所を確認する方法

1. Teamsで調査するチームとチャネルを選択します。名前が同じチャネルは複数のチームに存在する場合があるので、チーム名も記録します。
2. チャネルのファイル領域を開きます。クライアントのバージョンによっては、ファイルまたは共有済みなどと表示される場合があります。チャットの添付リストとは区別します。
3. SharePointで開くを選択し、ブラウザで開かれたサイトのアドレス、ライブラリ、フォルダを確認します。ファイルのURLを見ることが、実際の場所を判断する根拠となります。
4. 同じチームの他の標準チャネルでも確認します。基本サイトのアドレスは同じで、チャネルごとにフォルダが異なるのが予想される結果です。プライベート・共有チャネルが別サイトに接続されるか確認します。
5. 設定を変更せずにファイルを閲覧した後、業務記録にチーム・チャネルの種類・サイトのURL・管理担当者を残します。外部に公開する文書には実際の非公開ファイルのURLを入れません。

この確認は管理者がファイルをコピーして別のサイトに移す作業ではありません。TeamsやSharePointの画面で同じファイルを見ている状態かどうかをまず区別する過程です。同じファイルであれば一方の修正・削除が他の画面にも反映されるため、テスト目的で元のファイルを消さないでください。

新しいチームが必要か、チャネルが必要か

新しいチームは、別のメンバーの境界、所有者、サイトが必要なときに適しています。同じメンバーが一緒に働き、テーマだけが分かれている場合は、既存のチームに標準チャネルを追加する方が管理は簡単かもしれません。一部の人だけが見えるスペースが必要な場合はプライベートチャネルを検討してください。ただし、別のサイトと権限運用が発生することを考慮してください。共有チャネルは外部協力条件や組織の方針も確認する必要があります。

ファイルは開けるのにチームが見えない、またはその逆の場合

• サイトファイルのみ開ける: 該当ファイルのリンクやサイトに直接権限を得ているか確認します。サイトへのアクセスとチームメンバー登録は同じではありません。
• チームは見えるが特定のチャネルがない: プライベート・共有チャネルのメンバーに含まれているか確認します。チームの所有者だからといって、すべての非公開の会話・ファイルを一般メンバーのように開けると仮定しません。
• チャネルは見えるがファイルにアクセスできない: 開かれたアカウント・組織と実際のサイトを照合し、SharePointの共有制限やポリシー・権限の同期状況を確認します。
• 退職者がファイルを開き続ける: チームメンバー以外に別のサイト権限・ファイルリンクが残っていないか調査します。1つのリストだけ見て全体の回収を完了したとはみなしません。

問題を解決する際に、サイト全体を公開したり別サイトを新しく作ってコピーする方法から試さないでください。メンバーの問題はTeamsの所有者・メンバー管理で、資料共有の問題はSharePointの権限と共有範囲で原因に応じて修正します。

チームを削除したりグループを変更する前に、関連するメール、スケジュール、サイト、ファイルへの影響を確認してください。画面上に見えないリソースが一緒に接続されている場合があります。目的がメンバー1人の除外であれば、その権限だけを変更し、プロジェクト終了の場合は、所有者の引き継ぎ・資料の保存・保管の有無をまず決めてください。チーム画面を整理する作業と、関連データを削除する作業は同じものとして扱いません。